Prepárate, organiza todo y usa las herramientas de SurveyMonkey para que tus eventos marchen sobre ruedas.
Muy pocas reglas están grabadas en piedra a la hora de gestionar un evento. Como todos los eventos son diferentes, cada uno requiere un enfoque único. Los grandes coordinadores de eventos deben ser tan flexibles como organizados. Esta flexibilidad es lo que les permite adaptarse, aprender y cambiar para mejorar cada evento. El software de encuestas para la gestión de eventos puede mejorar tus habilidades en gestión de eventos al optimizar tu capacidad de administrar el tiempo.
No te limites a solo gestionar un evento. En lugar de eso, haz que todos tus eventos sean legendarios con estos 10 consejos para hacer una mejor gestión de eventos:
¿Qué competencias en gestión de eventos necesita todo buen coordinador de eventos? Debe sentirse cómodo al hablar con la gente y, lo más importante, ser capaz de escuchar.
Tendrás que procesar información, por lo que tener un alto nivel de organización es otro requisito importante para ser un gran coordinador de eventos. Cuanto antes comiences a planificar, mejor te irá, pero debes prepararte para hacer cambios repentinos. Dicho todo esto, un buen coordinador de eventos debe mantener la calma desde el principio hasta el final de todas las etapas de planificación del evento.
Conclusiones más importantes:
Si te estás coordinando con un planificador de eventos, es posible que te envíe una lista de objetivos. Si no, trabaja con tu cliente para establecer objetivos concretos para el evento. Estos objetivos deben ser lo más específicos posible. ¿Cuántos autos quieres que el personal del estacionamiento mueva cada hora? ¿Cuántas preguntas esperas incluir en la sesión de preguntas y respuestas? Siempre que sea posible, pide cifras precisas.
Cuanto antes puedas confirmar los detalles de un evento, mejor. Comienza a hacer llamadas hasta un año antes para que puedas apartar un lugar y aprovechar las ofertas especiales de reserva anticipada de los proveedores. Si bien es importante hacer acuerdos flexibles en este período inicial (después de todo, aún no sabes cuántos participantes esperar), comunicarte con los propietarios de los lugares y con los proveedores desde el principio te permite ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza en el futuro. Usa las encuestas de planificación de eventos para recopilar esta información importante y prepararte para el evento. Esta lista de verificación para la planificación de eventos puede ayudarte.
Cada evento es diferente. Los proveedores entienden esto, por lo que muchos ofrecen servicios personalizados con precios flexibles. En lugar de pedir una cotización a los proveedores, establece cuánto quieres pagar y luego ofrece al proveedor entre un 5 y un 10 % menos. De esta manera, incluso aunque el proveedor regatee, se mantendrá dentro del presupuesto y, en muchos casos, ahorrarás dinero.
La gestión de eventos se trata en gran medida de hacer networking. Mantén un contacto estrecho con los propietarios de lugares y proveedores con los que te encanta trabajar. Cuando los necesites, estarán allí para ti. No pierdas el contacto de antiguos compañeros de trabajo y voluntarios. Moviliza tus extensas redes sociales para crear equipos eficaces de personal y voluntarios de forma rápida y sencilla.
No evites usar nuevas tecnologías en los eventos. Para mantenerte a la vanguardia, adopta cambios innovadores que mejoren la experiencia del evento. Existen muchas maneras de integrar las nuevas tecnologías a la gestión de eventos:
Si decides incorporar tecnologías desconocidas en tu evento, asegúrate de tener a alguien del personal que las entienda a la perfección. Pon a esta persona a cargo de solucionar problemas durante el evento.
Cada evento, desde una actuación de alto riesgo hasta la ceremonia de entrega de premios de una escuela secundaria, merece una prueba previa. Programa un ensayo, con personal, voluntarios y (si es posible) presentadores disponibles, una semana antes del evento. Así tendrás suficiente tiempo para realizar cambios significativos en el programa del evento, pero también le dará al personal y a los voluntarios suficiente tiempo para prepararse de antemano. Prueba toda la tecnología durante el ensayo.
La clave para gestionar un gran evento es comprender la experiencia de los participantes. El día del evento, concéntrate en los participantes tanto como lo permitan tus actividades. Capta el ambiente. Habla con la gente. Recopila datos con encuestas de retroalimentación en tiempo real.
Tómate un tiempo para hablar con tu equipo después de cada evento. Comenta lo que salió bien y lo que no con un grupo que incluya al personal crítico, a todo el personal o tanto al personal como a los voluntarios. Estas sesiones informativas son una excelente manera de obtener impresiones y sugerencias de las personas mientras el evento aún está fresco en sus memorias.
No dejes a los participantes, al personal o a los voluntarios en el aire después de que hayan recogido todo y se hayan marchado. Haz un seguimiento con cada grupo por correo electrónico una semana después del evento. En el mensaje, incluye un enlace a una encuesta de retroalimentación final y haz preguntas específicas a cada grupo para que te den consejos con los que puedas actuar:
Además, envía correos electrónicos de agradecimiento al propietario del lugar y a los proveedores que hicieron posible el evento. Hazles saber que aprecias el arduo trabajo que realizan y que deseas permanecer en contacto.
Haz cambios positivos después de cada evento para poner en práctica lo que has aprendido. Revisa los comentarios que recibiste de los participantes, el personal y los voluntarios para mejorar la eficiencia en tu estilo de coordinación de eventos. Estas son algunas formas de eliminar problemas comunes:
Ahora que sabes cómo mejorar tus competencias de gestión de eventos, ponlas en acción. Lleva tus habilidades de planificación de eventos a otro nivel con nuestra plataforma de gestión de experiencias impulsada por IA de SurveyMonkey. Optimiza tu capacidad de administrar el tiempo de los eventos hoy mismo.
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