Formularios de incorporación de empleados: plantillas y casos de uso

Imagínate esta situación: es tu primer día en un nuevo trabajo y te entregan un montón de formularios para que los llenes. El papeleo te parece interminable y algunos campos son repetitivos. Ahora imagina lo contrario: formularios fáciles de llenar en los que se solicita solo la información que realmente es necesaria.

Llenar estos formularios es mucho más que un mero trámite: es un elemento básico de una experiencia de incorporación sin complicaciones y una primera impresión de qué tan organizada es tu empresa.

Las plantillas de formularios para empleados de SurveyMonkey se pueden usar en todas las etapas del proceso de incorporación, lo que brinda formas sencillas de mejorar su experiencia. Esta guía aborda cuáles son los formularios básicos, explora su importancia y recomienda prácticas para personalizar y compartir tus propios formularios. 

Si quieres brindar un proceso de incorporación eficaz, necesitas que tus formularios tengan un diseño que lo garantice. Estos son los formularios de incorporación clave que todo equipo de Recursos Humanos debe usar:

Usa un formulario de información personal para recopilar datos esenciales de los empleados, como nombre, información de contacto y contactos de emergencia. Así tendrás registros precisos y te podrás comunicar de inmediato con las personas indicadas en caso de una emergencia.

Un formulario de contacto de emergencia del empleado recopila información básica para situaciones urgentes. Úsalo para brindar apoyo durante emergencias y mejorar la seguridad en el lugar de trabajo.

Los empleados pueden proporcionar de forma segura sus datos bancarios para el procesamiento de la nómina a través de formularios para depósito directo. Estos reducen el riesgo de errores de procesamiento para que los empleados puedan recibir su pago a tiempo. 

Usa un formulario de incorporación de empleados para especificar los pasos importantes del proceso, desde los documentos que deben llenar hasta los horarios de capacitación.

Estos formularios son indispensables para cumplir con las disposiciones fiscales y de nómina. Completar un formulario fiscal garantiza una retención de impuestos precisa en función del estado civil para efectos de la declaración y las deducciones. Proporciona instrucciones claras que evitan que los empleados cometan errores y tengan retrasos.

Después de que los nuevos empleados hayan completado su proceso de incorporación, envía una encuesta para evaluar los beneficios de los empleados para recopilar opiniones al respecto. Esto ayudará al departamento de Recursos Humanos a identificar beneficios valiosos y áreas de mejora. 

Esta plantilla de encuesta de incorporación de nuevos empleados recopila comentarios sobre su experiencia, que ayudan a Recursos Humanos a identificar cómo mejorar los procesos de incorporación.

Los formularios de RR. HH. para empleados ayudan a crear una experiencia de incorporación positiva y eficiente. Estos son los pasos para hacerlo: 

Los formularios para empleados proporcionan una estructura coherente para el proceso de contratación, lo que reduce las ineficiencias y los errores. Esto ahorra tiempo y permite que los profesionales de RR. HH. se concentren en apoyar a los nuevos empleados y creen mejores procesos de incorporación.

Plataformas como la de SurveyMonkey agilizan la incorporación con plantillas personalizables y herramientas de automatización, las cuales mejoran la experiencia tanto de los equipos de Recursos Humanos como de los nuevos empleados. La automatización reduce las tareas repetitivas y los errores humanos, y esto a su vez garantiza que los formularios se completen de forma precisa.

Los formularios para empleados suelen recopilar información confidencial, como datos personales e información bancaria. Los formularios digitales almacenados en sistemas seguros ayudan a las empresas a cumplir las leyes de protección de datos y a mitigar las brechas o los riesgos de acceso no autorizado.

Proteger los datos de los empleados de forma sólida y cumplir las leyes es fundamental. Usa una plataforma con potentes funciones de seguridad (como cifrado y controles de acceso) para proteger la información confidencial y cumplir las normas de protección de datos.

Un proceso de incorporación eficiente genera confianza entre los empleados y la organización. Ofrecer una experiencia de incorporación profesional hace que los nuevos empleados se sientan valorados y comprometidos, lo que genera mayor satisfacción laboral y retención de los empleados. Los formularios bien organizados también reducen la frustración con el papeleo, lo que aumenta la moral y la confianza.

Diseñar formularios para empleados es fácil con las funciones y plantillas personalizables de SurveyMonkey: 

Para los equipos de Recursos Humanos que necesitan tener un mayor control de sus formularios, SurveyMonkey ofrece la flexibilidad de crear formularios para empleados desde cero:

SurveyMonkey ofrece un conjunto de plantillas enfocadas en los empleados que te ayudarán a crear formularios más rápido: 

Aprovecha la IA y genera formularios y encuestas para empleados al instante en función de tus objetivos de Recursos Humanos: 

La creación de formularios eficaces requiere un diseño cuidadoso y una implementación estratégica. Te recomendamos seis prácticas para que te asegures de que tus formularios sean eficaces y fáciles de usar:

Usa instrucciones claras y concisas para guiar a los empleados a través de cada sección del formulario. Simplificar las instrucciones reduce los errores y hace que el formulario sea accesible para todos.

Si alojas los formularios en tu portal de Recursos Humanos, los empleados podrán enviarlos en línea, esto agilizará el proceso, pues se ahorrarán el tiempo que les llevaría imprimirlos y escanearlos.

No satures los formularios con campos innecesarios, esto evitará que los empleados se frustren y tengas bajos índices de respuestas. Recopila solo la información esencial, como datos personales, información fiscal y contactos de emergencia.

La vida es ajetreada y es posible que los empleados no completen los formularios de una sola vez. Permíteles que guarden su progreso y vuelvan para completar los formularios más adelante, así reducirás los envíos incorrectos o incompletos. 

Los procesos de incorporación a menudo requieren documentos adicionales como identificaciones o certificaciones. Las opciones de carga de archivos permiten a los empleados enviar con facilidad todos los archivos necesarios en un solo lugar.

Los empleados deben recibir un correo electrónico de confirmación en donde les informes que se recibió su información y les brindes una referencia para futuras consultas.

SurveyMonkey simplifica el proceso de incorporación con una variedad de plantillas listas para usar: 

Agiliza el proceso de evaluación de candidatos con una plantilla de formulario de solicitud de empleo. Estos formularios permiten recopilar toda la información necesaria de los solicitantes, lo que facilita la evaluación de competencias y su idoneidad para el puesto.

Comienza el proceso de recopilación de datos de los nuevos empleados con esta plantilla que recaba los datos personales y profesionales esenciales. Este formulario garantiza que toda la información esencial se recopile con anticipación, lo que facilita la incorporación del empleado en la organización.

Incluye una plantilla de formulario de incorporación de empleados para realizar un seguimiento de las tareas completadas y las que están pendientes.

SurveyMonkey es más que un simple generador de formularios: es una solución todo en uno para administrar los formularios para empleados de manera eficiente. Estos son los motivos por los que los profesionales de RR. HH. confían en nosotros:

Transforma tu proceso de incorporación con las plantillas y funciones fáciles de usar de SurveyMonkey. Con formularios para empleados bien estructurados, los profesionales de RR. HH. pueden optimizar el proceso de incorporación y mejorar sus estrategias de gestión de la experiencia de los empleados.