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Guía de 8 pasos para lanzar un programa de encuestas para empleados sobre el coronavirus

Guía de 8 pasos para lanzar un programa de encuestas para empleados sobre el coronavirus

En estos tiempos difíciles de confinamiento y distanciamiento social alrededor del mundo, ¿sabes si tus empleados se sienten apoyados? Tenemos una buena noticia para los gerentes, líderes ejecutivos y profesionales de Recursos Humanos que mencionan esta como una de sus principales preocupaciones respecto al coronavirus: aquí estamos y tenemos encuestas que pueden ayudar. Hemos trabajado con nuestros expertos en investigación de encuestas para elaborar dos plantillas que puedes usar para evaluar y monitorear a tu organización durante las próximas semanas.

¿Por qué es el momento de enviar estas encuestas? Porque las personas se sienten inseguras y quieren tener una conversación franca. Estudiamos esto usando SurveyMonkey Audience y descubrimos que el 86 % de las personas dijo que era adecuado o totalmente adecuado que su empleador enviara encuestas en la situación actual. Asimismo, es sorprendente que el 27 % pensó que debería recibir más encuestas por parte de su empleador. 

Así que no dejes que la incertidumbre gane terreno y envía una encuesta a tus empleados para saber cómo están lidiando con la situación. Nuestra primer plantilla de encuesta se creó teniendo en cuenta a toda la organización; considérala como una forma en que la alta gerencia puede hacerse presente a los ojos de los empleados. La segunda plantilla es más táctica y tiene la intención de ayudar a los gerentes de los distintos departamentos a conocer las percepciones de los empleados de su equipo. Te guiaremos para enviar ambas encuestas con éxito dentro de tu organización. 

Paso 1: Identifica quién (o quiénes) estarán a cargo del programa de encuestas

Elije a alguien que tenga tanto el interés como la autoridad para hacer cambios a las condiciones de trabajo de los empleados, y que estos sean con base en la retroalimentación que recibas. El mejor candidato probablemente sea una persona experimentada dentro del departamento de Recursos Humanos, como un director de personal o un director de Compromiso de los Empleados.

Paso 2: Decide si necesitas herramientas adicionales antes de comenzar

Si tu organización ha decidido que la mayoría trabaje desde casa y actualmente no tienes un mecanismo para recopilar retroalimentación sobre esta nueva forma de trabajar, entonces probablemente necesitarás un software para encuestas (como SurveyMonkey). Además, es probable que también necesites más medios para comunicarte con los empleados o para almacenar y organizar los datos en línea. Asegúrate de entender qué necesitarás desde una perspectiva informática antes de iniciar la difusión de tu encuesta.

Paso 3: Define la estrategia de tu encuesta

Antes de lanzar tu programa de encuestas sobre el coronavirus, debes tener una estrategia y un plan del proyecto que sirvan de guía para tus acciones. Este plan proporcionará información detallada sobre tu programa de encuestas. Dedica un tiempo para considerar los siguientes aspectos: 

  • Estrategia: Decide qué encuestas quieres enviar así como el objetivo de cada una. Nuestra recomendación es que implementes una encuesta para toda la empresa que le dé visibilidad a la gerencia y una encuesta más táctica para los gerentes de cada departamento. 
  • Cronograma y frecuencia: Establece un cronograma para el diseño y la implementación de tu encuesta, que incluya los plazos, la frecuencia y las fechas para revisar los resultados. Te recomendamos que la envíes por primera vez y que posteriormente la vuelvas a enviar cada 30 días. Si quieres hacer revisiones regulares, también puedes automatizar el proceso en SurveyMonkey. 
  • Comunicación: Elabora un esquema de la comunicación clave, incluida la comunicación que enviarás antes y después de la encuesta. Hemos incluido algunas recomendaciones sobre la comunicación más adelante.
  • Funciones y responsabilidades: Define quién participará en la creación y distribución de la encuesta. También es buena idea identificar quién participará en las medidas a tomar con base en las respuestas. 

Paso 4: Diseña tu encuesta con nuestras plantillas de encuesta existentes 

El siguiente paso es diseñar tu encuesta, y aquí es donde nuestras plantillas entran en acción. 

La primera está diseñada para el uso generalizado tanto del equipo de Recursos Humanos como del de liderazgo.

La segunda está diseñada para ayudar a los gerentes de distintas áreas a entender cómo sus respectivos equipos están afrontando actualmente la situación y cómo lo harán en las próximas semanas.

Puedes modificar ambas plantillas con nuestro generador de encuestas para personalizarlas y hacerlas más específicas para tu organización. Además, si usas las preguntas incluidas en las plantillas, puedes comparar las respuestas que recibas con nuestros puntos de referencia.

También puedes personalizar tus encuestas agregando la marca de tu empresa para que los empleados tengan una mejor experiencia. 

Paso 5: Define el plan de comunicación que tendrás antes del envío de la encuesta 

La forma en la que hables de tu encuesta puede tener un efecto importante en los índices de respuestas. Además debes plantearte cuál será tu estrategia de comunicación así como a quién enviarás la encuesta. Iniciaremos con la comunicación previa a la encuesta. 

Para tu comunicación previa a la encuesta, te sugerimos que envíes tanto un anuncio dirigido a toda la empresa que se enfoque en los objetivos generales de tu encuesta como un correo electrónico específico para los gerentes y líderes de los distintos departamentos motivándolos a enviar la encuesta para gerentes. 

El anuncio para toda la empresa será el primer punto de contacto para notificar a los empleados que pondrás en marcha estas encuestas. Puedes compartir esta información en una reunión con toda la empresa, en un canal de Slack o por correo electrónico.

Contempla incluir la siguiente información: 

  • Cuándo y cómo enviarás la encuesta 
  • Qué está midiendo y por qué es importante
  • Cómo planeas revisar los resultados y tomar las medidas adecuadas

Los gerentes juegan un papel fundamental en este proceso de retroalimentación de los empleados, ya que deben tomar medidas con base en los resultados. La comunicación específica que envíes a los gerentes debe: 

  • hacer énfasis en el papel que juegan los gerentes y cuáles son tus expectativas en cuanto a su compromiso
  • reforzar la importancia que tiene la participación de su equipo en el programa 

Paso 6: Envía la encuesta 

Ahora que ya diseñaste tu encuesta y enviaste tus comunicaciones, el siguiente paso es enviar la encuesta. Te sugerimos que adoptes un enfoque diferente para los dos programas de encuestas. 

En el caso de la encuesta para toda la organización, puedes aprovechar el recopilador de correo electrónico o un enlace web en tu portal de comunicaciones habitual. Si quieres asegurarte de recibir respuestas de empleados internos únicamente, usa el registro único del encuestado para solicitar la autenticación antes de que respondan la encuesta. 

Establece una fecha límite para que los empleados la respondan y contempla enviar al menos un recordatorio. Por lo general, un plazo de dos días para responder la encuesta es suficiente.

En el caso de la encuesta para gerentes, te recomendamos que pidas una lista de ellos a TI o a RR. HH. Después, invítalos a crear cuentas en SurveyMonkey (recuerda: exentaremos los límites de respuestas a partir de este momento y hasta el 15 de junio). Por último, crea un grupo de trabajo para agregarlos y compartirles la encuesta. 

Si no quieres que las personas cambien la encuesta o vean todos los resultados, puedes limitar los permisos del grupo. Una vez que los gerentes sean parte del grupo de trabajo, pueden usar el recopilador de correo electrónico o un enlace web para compartir las encuestas con sus equipos. Las instrucciones para los gerentes deben incluirse en el correo electrónico de comunicación que les enviarías. Recomendamos a los gerentes que envíen esta encuesta cada semana utilizando las encuestas recurrentes. De esta forma, pueden mantenerse actualizados respecto a cómo se siente su equipo a medida que surgen cambios en el mundo.

Paso 7: Revisa los resultados y pon manos a la obra

Una vez que se hayan implementado las encuestas, dedica tiempo a hablar sobre los resultados con los participantes clave tan pronto como sea posible. 

Enfócate en las áreas en las que actualmente estás mejor preparado para tomar medidas. Esto no solo hará que puedas controlar mejor tus siguientes pasos, sino que también te ayudará a evaluar el efecto de tu siguiente encuesta. 

En cuanto a la plantilla para la gerencia, asegúrate de que todos los gerentes tengan la documentación correspondiente y estén capacitados para responder a la retroalimentación y usar los datos con el fin de tomar medidas. Si es posible, organiza sesiones en las que los gerentes puedan hacer preguntas. De lo contrario, es probable que los documentos de preguntas frecuentes sean suficientes para que puedan responder a las necesidades individuales de los empleados.

Paso 8: Comunica las medidas que tomarás después de que tengas los resultados

Los empleados querrán saber qué es lo que estás haciendo con su retroalimentación. Compartir los resultados generales de la encuesta y las medidas que planeas tomar les permite saber que están siendo escuchados. Mantenlos al tanto de tus acciones y alienta a las personas para que aporten comentarios y retroalimentación. ¡Luego repite el proceso! 

Es probable que la cotidianidad se haya visto irrumpida por el coronavirus, pero incluir un programa de encuestas como parte de la respuesta de tu organización frente a la crisis sanitaria actual puede ofrecerte percepciones sobre cómo están todos tus empleados y qué apoyo adicional necesitarán durante las próximas semanas e incluso posteriormente. Puede parecer una iniciativa sin importancia, pero puede ayudar a que los miembros de tu organización sientan que están juntos en esto. Un sentimiento que nunca antes ha sido tan importante.