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Cómo utilizar encuestas en todo el ciclo de vida de tu proyecto

Cómo utilizar encuestas en todo el ciclo de vida de tu proyecto

Cualquier integrante de un equipo sabe que cada proyecto tiene un ritmo diferente. Desde el inicio hasta el cierre, el ciclo de vida de un proyecto generalmente conlleva varias fases, en las que puedes demostrar diversas habilidades, tratar con diferentes partes interesadas y enfocarte en distintos resultados durante cada una de ellas.   

La cuestión es que todas estas fases son fundamentales para que un proyecto tenga éxito. Asimismo, dado que están tan entrelazadas, no es necesario que te limites a hacer encuestas solo después del proyecto. Si bien las encuestas posteriores a los hechos (como las de satisfacción del cliente o las que proporcionan retroalimentación sobre un evento) son excelentes formas de determinar el impacto, existen muchas otras formas de aprovechar las encuestas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. 

Te guiaremos para que descubras cómo puedes integrar las encuestas de manera natural y eficaz en todas las fases de los proyectos de tu equipo. Cuando lo hagas, obtendrás más percepciones, tomarás mejores decisiones y lograrás estar en sintonía con los miembros del equipo y otras partes interesadas con mayor facilidad.

Echemos un vistazo a las fases del ciclo de vida de un proyecto habitual

Si bien no hay dos proyectos idénticos, probablemente llevas a cabo un proceso similar en cada uno. Por ejemplo, las fases del ciclo de vida del proyecto de un producto nuevo podrían ser las siguientes:

  • Concepción: Tu equipo se concentra en averiguar cuáles son las preferencias de tus clientes actuales y potenciales, y si estarán interesados en comprar tu nuevo producto. 
  • Alineación: Se comunican con las partes interesadas para entender mejor sus inquietudes y motivaciones. Estas percepciones permiten que tu equipo tenga argumentos para defender los beneficios que el nuevo producto traerá a la empresa, establezca el alcance del proyecto y obtenga los recursos o el presupuesto necesarios.  
  • Lanzamiento: Trabajas en estrecha colaboración con tus equipos de marketing y ventas a fin de presentar el producto de la manera más eficaz posible. En esta fase, también puedes realizar un análisis competitivo para conocer mejores formas de atraer a tus clientes. 
  • Después del lanzamiento: Una vez que termines de celebrar el lanzamiento, esfuérzate por comprender qué tan satisfechos están los clientes con este nuevo producto. Esto puedes hacerlo también al consultar a otras partes que participaron en el proyecto sobre lo que salió bien y lo que se podría mejorar para que la empresa tenga éxito en el futuro. 

En este ejemplo, si solo haces encuestas en la fase posterior al lanzamiento (como solicitar retroalimentación con una encuesta de satisfacción del cliente), estarás desaprovechando muchas percepciones valiosas que podrían tener beneficios tanto para este proyecto como para todo tu equipo. 

Ten en cuenta que hacer encuestas posteriores al proyecto no significa que tú y tu equipo acumulen un montón de trabajo adicional. Aun si las encuestas enviadas en cada fase son breves y concisas pueden obtener percepciones importantes.

Rediseña el uso de encuestas en el ciclo de vida de tu proyecto

Renovar la forma de usar encuestas en tus proyectos puede hacer una gran diferencia en cuanto a la productividad, la comunicación y el impacto, especialmente si en la actualidad solo haces encuestas al final de un proyecto. 

Si tu trabajo está muy orientado a los esfuerzos en equipo y la colaboración interdisciplinaria es clave para tu éxito, puedes mejorar la forma en que todos trabajan en conjunto al integrar encuestas a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto. Estas son algunas ideas para que te inspires:

Valida las ideas y prioridades

Realizar encuestas desde el inicio del proyecto te permitirá confirmar ideas y consolidar los próximos pasos en el proceso. Si seguimos con el ejemplo del lanzamiento de un producto, podrías llevar a cabo una encuesta en la fase de concepción para saber si este nuevo producto tiene un impacto en tus clientes. Esto también ayudará a que tu equipo comprenda mejor las necesidades insatisfechas de estos, los posibles problemas a los que se enfrentan, las barreras que les dificultan concretar una compra, así como determinar el precio ideal. 

De igual modo, este tipo de investigación será valioso cuando hables con las partes interesadas en tu proyecto. Incluso puedes destacar ciertos resultados y presentar los datos en un panel de control personalizado. Si algunas personas quieren poner manos a la obra y analizar los resultados de tu encuesta, considera darles acceso a una vacante para colaborador con la que podrán examinar a detalle las percepciones de los clientes.

Complace a las partes interesadas

Las encuestas pueden ayudarte a perfeccionar la fase de alineación de cualquier proyecto. Antes de presentar tu propuesta de producto, puedes realizar una encuesta rápida y averiguar exactamente qué quieren saber las partes interesadas, cuáles son sus inquietudes y qué es lo que más entusiasmo les causa. Invita a tus compañeros de equipo a comentar sobre los resultados para que puedas adaptar tu presentación con anticipación y te asegures de poder responder cualquier pregunta de último momento.

Aprovecha tu base de clientes leales

A medida que estableces el alcance de la propuesta de tu nuevo producto, no ignores algunas de las voces más importantes: tus clientes más leales. Encuéstalos para pedir su opinión sobre el producto, qué es lo que les encanta, qué le hace falta y si consideran que ocupará un lugar en su lista habitual de compras. 

Ponte en sintonía con tu equipo

La fase de lanzamiento de un proyecto a menudo puede volverse caótica, por lo que siempre es útil mantenerte en contacto con tu equipo. Realiza encuestas y recopila ideas creativas sobre cómo correr la voz acerca del nuevo producto tanto con los equipos internos como con los clientes. O bien, puedes llevar a cabo una encuesta para averiguar si tu equipo de ventas tiene preguntas específicas sobre el posicionamiento del producto.

También puedes usar una encuesta previa al lanzamiento para asegurarte de que el plan de equipo de SurveyMonkey con el que cuentan los integrantes de tu equipo sea el adecuado. ¿Les gustaría tener un nivel de acceso diferente? ¿Quieren que más personas participen en el análisis de resultados? Obtener estas respuestas no solo revelará mejores formas para que los administradores asignen de forma inteligente las vacantes del equipo, sino que también pondrá en claro los desafíos generales que tu equipo ha enfrentado durante este proyecto, como estancamientos en el proceso o una carga de trabajo desequilibrada. 

Considera más que solo la satisfacción del cliente

Una vez que hayas llegado a la fase posterior al lanzamiento de tu proyecto, el siguiente paso lógico es realizar una encuesta de satisfacción del cliente. Sin embargo, dicha encuesta no tiene por qué ser la última comunicación que tengas con los clientes respecto al proyecto. También podrías dedicar este tiempo a preguntarº a los clientes sobre el desempeño de tu producto en comparación con los de la competencia, de modo que puedas obtener ideas nuevas para implementar mejoras y comenzar a planificar tu próxima gran versión del producto. 

Profundiza con las partes interesadas

Puedes aprender mucho al medir la satisfacción dentro de la empresa después de lanzar tu producto. Recopila retroalimentación de las partes interesadas y de tus compañeros de equipo sobre lo que consideran que será el próximo logro de tu nuevo producto, qué fue lo que funcionó bien durante el lanzamiento y qué podría haber funcionado mejor. Este tipo de encuesta retrospectiva es una forma útil y eficiente de cerrar el ciclo y mejorar los procesos para todas las personas que participaron en este.

Entrevista y destaca a los principales colaboradores

Para concluir este ejemplo del lanzamiento de un producto, podrías usar una encuesta en la que eches un vistazo a las personas y al trabajo que hubo detrás de tu nuevo producto. Pide a algunas partes interesadas o colaboradores clave que respondan preguntas sobre cómo crearon el producto, qué necesidad querían abordar o cuál fue el proceso creativo detrás del diseño. Después, puedes mencionar a esas personas en las redes sociales, en campañas promocionales o incluso en tus canales internos de Slack. Esta es una excelente manera de destacar todo su arduo trabajo y generar conversaciones divertidas sobre tu última novedad.

El lanzamiento de un producto es solo un ejemplo de cómo puedes establecer un ciclo de vida holístico para un proyecto alimentado por percepciones de todos los niveles. Esperamos que estas ideas te ayuden a vislumbrar nuevas formas para que tu equipo incorpore encuestas en todos tus proyectos.