Agiliza tus procesos con formularios de consentimiento en línea
Obtén autorizaciones con rapidez y organiza las respuestas con los formularios de consentimiento en línea de SurveyMonkey.
Los formularios de consentimiento online pueden reducir el tiempo que lleva obtener firmas y rúbricas. Este tipo de formularios describen el consentimiento informado de una persona para participar en una actividad o celebrar otro acuerdo. Algunos formularios de consentimiento requieren información confidencial que la mayoría de las personas no quisieran proporcionar de forma electrónica por cuestiones de seguridad.
Pero cuando utilizas formularios en línea con la plataforma de gestión de experiencias correcta, los participantes pueden confiar en que su información estará protegida. Podrás crear y distribuir formularios de consentimiento fácilmente y guardar todos los datos en un solo lugar.
¿Por qué deberías utilizar formularios de consentimiento en línea?
Los formularios de consentimiento se utilizan para proteger a las empresas de cualquier evento que implique el riesgo de hacer negocios o llevar a cabo actividades con otras entidades. También otorgan a las empresas el derecho de iniciar cualquier acción legal dentro de los términos de un contrato. Es recomendable usar los formularios de consentimiento en línea porque proporcionan un documento decisivo a partir del cual todas las partes pueden colaborar.
A diferencia de los formularios en papel, los formularios en línea son fáciles de gestionar y mantienen los datos a la mano para poder recuperarlos posteriormente.
Los formularios de consentimiento en línea son fáciles de compartir
Otro beneficio de usar estos formularios es la accesibilidad. La posibilidad de obtener un formulario de consentimiento en línea te permite verificar el cumplimiento con los términos de tu acuerdo comercial. Además sirve como herramienta para mantenerte más organizado. La funcionalidad en línea te permitirá crear un formulario de consentimiento con el que podrás planificar mejor tus eventos futuros.
Los formularios de consentimiento online son prácticos porque:
- Puedes prepararte para un suceso que podría requerir un formulario de consentimiento con anticipación.
- El uso de formularios en línea te permite distribuirlos fácilmente, por correo electrónico o insertados en tu sitio web.
- Hacer llegar con anticipación los formularios a las personas adecuadas significa que dedicarás menos tiempo a completar la documentación en persona.
Las integraciones simplifican el uso de los datos
Al integrar los formularios de consentimiento podrás obtener informes en tiempo real que permitirán a todos los usuarios administrativos tener una visión completa. Este enfoque es una excelente forma de agilizar los procesos y aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo, lo que se traduce en una mayor productividad. Puedes almacenar y recuperar tus datos fácilmente para hacer referencia a ellos o crear una plantilla y conectar tus datos a otros sistemas de software para maximizar la eficacia. Las integraciones también ayudan a reducir errores.
Te presentamos una breve lista de los beneficios de las integraciones para tu negocio:
- Las integraciones de SurveyMonkey facilitan el almacenamiento de datos de los formularios de consentimiento para su referencia. Usa los formularios almacenados para elaborar nuevas plantillas y crear un flujo de trabajo eficiente. Este método puede ahorrarte el tiempo y esfuerzo de crear un formulario nuevo.
- Estos formularios se pueden conectar a hojas de cálculo simples como Google Sheets o integraciones de CRM más avanzadas. Usa las integraciones para trabajar con otro software y ofrecer presentaciones impecables a tus compañeros de trabajo y otros colaboradores clave. En lugar de enviar correos electrónicos a todas las partes involucradas, las integraciones permiten tener una visibilidad completa en tiempo real.
¿En qué casos son útiles los formularios de consentimiento?
Los formularios de consentimiento online son útiles para casi todo tipo de negocio, en especial para reforzar el distanciamiento social y agilizar cualquier proceso de incorporación. Las personas pueden firmar los formularios en línea desde su computadora de escritorio o dispositivo móvil. También son útiles para establecer reglas o un código de conducta para los servicios cosméticos y de belleza, así como para regular los términos en el sector de los medios de comunicación y el entretenimiento.
Aceptar reglas o un código de conducta
Ya sea al contratar a nuevos empleados o iniciar un negocio, puedes utilizar un formulario de consentimiento para exponer un nivel de referencia respecto a la conducta. A medida que tu empresa crece, utilizar un formulario online ofrece una forma sencilla de distribuir información importante y puede servir como un formulario maestro para llevar a cabo actualizaciones y modificaciones. Por ejemplo, el software de gestión de la experiencia del cliente de SurveyMonkey te ayuda a realizar un seguimiento de las partes involucradas que firmaron el contrato, incluidas las enmiendas.
En un lugar de trabajo u otro grupo, los formularios de consentimiento se pueden usar para señalar que se está de acuerdo con un conjunto de reglas o un cambio en las políticas. Si usas un formulario en línea será fácil enviarlo a todas las partes involucradas y tener un registro sencillo de quién lo aceptó y quién no.
Servicios cosméticos y de belleza
Los formularios de consentimiento en línea se pueden usar para procedimientos invasivos como cirugías, aplicación de bótox o tatuajes en el sector cosmético y de belleza. Asimismo, puedes usarlos para otros servicios estéticos como depilación láser, depilación con cera, tratamientos de reducción de grasa no quirúrgicos, entre otros. Puedes crear un formulario de consentimiento para realizar tatuajes o para la aplicación de pestañas con las plantillas de formulario de consentimiento de SurveyMonkey.
Los formularios de consentimiento para este sector pueden proteger a los clientes y al negocio. Los puedes enviar por correo electrónico o puedes dirigir a los clientes a tu sitio web para que completen el formulario como parte de tu proceso de reservación. Así, reducirás el tiempo de registro y podrás recibir más clientes.
Entretenimiento y medios de comunicación
El sector del entretenimiento involucra diversas formas de arte que puedes usar indistintamente en un solo proyecto. Si no tienes un formulario de consentimiento, determinar quién recibe el crédito y es recompensado por el arte puede ser confuso. El uso de un formulario de consentimiento online facilita que los directores y productores adquieran los derechos y el permiso sobre las obras de los artistas al tiempo que también los protegen. De igual forma, esto puede aplicarse a fotógrafos o directores que filman material promocional, de modo que estos materiales se puedan usar en una campaña publicitaria.
Cómo crear formularios de consentimiento
Comencemos con cómo redactar el formulario. El primer paso es conocer el tipo de acuerdo que se necesita y ser específico al redactarlo. Además, ambas partes deben tener claro lo que están aceptando. También debes ser transparente respecto a cuáles son tus intenciones para cualquier información confidencial que se proporcione en el formulario.
Asegúrate de saber qué acuerdo se necesita
Al crear un formulario de consentimiento, cerciórate de que ambas partes comprendan el acuerdo. Este tipo de formulario implica que ambas partes obtienen algo que desean a partir del contrato, pero generalmente también implica un compromiso. Todas estas estipulaciones deben describirse claramente en el acuerdo.
Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta al redactar tu formulario de consentimiento:
- En una situación determinada, considera las acciones que podrían requerir el consentimiento informado de los participantes.
- Intenta pensar en todos los riesgos u obstáculos legales que podrías enfrentar.
- Si no tienes la seguridad de que se requiera un formulario de consentimiento, suele ser útil consultar a un abogado.
Incluye una descripción detallada de la actividad
Especifica cuanto posible la actividad que de la que trata el consentimiento. Esta es la base del consentimiento informado. Te recomendamos indicar los riesgos relacionados, de esta forma, todas las partes involucradas en el contrato los comprenderán en su totalidad. Si crees que la descripción es demasiado específica, la regla general es mantener esa información en el formulario. Recuerda, estos formularios sirven para establecer reglas y proteger a cada una de las partes involucradas.
Aclara lo que se está autorizando
Si bien los detalles son importantes en un formulario de consentimiento, la claridad es igual de fundamental. Todas las partes deben comprender los términos del formulario. Evita la jerga y usa un lenguaje simple para que todas las partes involucradas comprendan plenamente los términos. Por ejemplo, si trabajas en el sector cosmético y estás redactando un formulario de consentimiento para los clientes, evita usar palabras que podrías usar con tus compañeros de trabajo. Por otro lado, si estás iniciando una relación comercial con un colaborador, la terminología relacionada con el negocio podría ser más apropiada.
Poner en claro lo que implica el consentimiento también puede ser útil para publicar una fotografía, por ejemplo, a fin de garantizar que no haya problemas con el uso de imágenes en el futuro.
Describe las prácticas de protección de datos
Al enviar formularios de consentimiento online, tranquiliza a todas las partes involucradas acerca de las prácticas de protección de datos de tu software de gestión de experiencias. Puedes indicar estas prácticas por adelantado o incluir un enlace que dirija a los usuarios directamente a tu aviso de privacidad. Establece esto de inmediato para que las personas se sientan cómodas al compartir su información. Siempre explica con claridad lo que harás con esta información personal y cómo estará protegida.
Sugerencia: Aprende cómo proteger los datos recopilados en encuestas y formularios de consentimiento en línea
Prueba las preguntas de la plantilla de formulario de consentimiento
El uso de plantillas y preguntas de encuesta existentes puede agilizar el proceso de creación de cualquier formulario. Los usuarios pueden aprovechar muchas plantillas gratuitas de formularios y encuestas de SurveyMonkey. Estas plantillas ofrecen una variedad de terminología adecuada para diversos sectores que puedes modificar para adaptarla a tu negocio además de adaptar el diseño a tu marca con tu logotipo y colores comerciales característicos.
Crea y personaliza tu formulario de consentimiento en línea
SurveyMonkey proporciona plantillas para crear formularios de consentimiento online para medios de comunicación y entretenimiento, así como servicios cosméticos y de belleza, entre otros; desde formularios para publicar fotografías hasta aquellos para realizar tatuajes. Elige el plan que mejor se adapte al presupuesto de tu negocio.