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Lista de verificación para la planeación de eventos: pasos sencillos para lograr un evento exitoso

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Los eventos exitosos generan un impacto. Un evento grande promedio, por ejemplo, se menciona 1 400 000 veces en las redes sociales antes de que este termine. Los eventos de este tipo difunden información sobre tu causa, negocio o industria a personas que están mucho más allá de tu círculo inmediato, lo que significa que es importante que cada evento sea perfecto.

Si te está costando encontrar tiempo para todas las tareas relacionadas con la planeación de un evento exitoso, no eres el único. Incluso el organizador de eventos más eficiente del mundo tiene dificultades con la logística diaria que hace posible un evento. ¡No te preocupes! En cambio, mantente al día con esta práctica lista de verificación para la planeación de eventos de 16 semanas.

16 semanas antes del evento

Establece objetivos: ¿Por qué harás un evento? ¿Qué deseas lograr? Dale dirección a tu proyecto seleccionando un tema, estableciendo una serie de objetivos claros o determinando cuántas personas necesitas para batir el récord de asistencia.
Reúne a tu equipo: Asigna una función (como administrador del programa, encargado del marketing del evento, intermediario en las operaciones o tesorero) a cada miembro del equipo. Las funciones deben tener objetivos claros y, en lo posible, metas cuantificables.
Elige un lugar y una fecha: Determina cuánto están dispuestos a gastar los participantes , qué ubicaciones les resultan más convenientes y con quién asistirán al evento (¿niños, socios, compañeros de trabajo, amigos?) mediante una encuesta previa al evento. Luego, comunícate a los lugares que has elegido para ver qué fechas tienen disponibles .
Confirma una figura destacada para el evento: Busca en tus redes (y las de tu equipo) un orador, presentador o artista interesante para que sea la figura destacada del evento. Confirma que tenga disponibilidad para este.
Diseña un plan para tu evento: Ahora que tienes a la figura destacada, es momento de diseñar un plan para el resto del evento. ¿Quién más y qué más deseas que forme parte del evento?
Establece un presupuesto: Determina cuánto costará realizar tu plan y decide cómo lo pagarás. Determina cuánto necesitas recaudar mediante las inscripciones, los expositores, los patrocinadores y otras fuentes de financiamiento. Utiliza esta información para establecer el costo de las inscripciones y los niveles de patrocinio.
Ponte en contacto con las fuentes de financiamiento: Comunícate con los potenciales expositores y patrocinadores del evento con información sobre los objetivos de tu evento, la figura destacada y los niveles de patrocinio.

12 semanas antes del evento

Firma un contrato con la figura destacada: Luego, obtén material promocional de la figura destacada, como una foto y su biografía. Haz los arreglos para el viaje y alojamiento.
Firma contratos de patrocinio con las fuentes de financiamiento: Obtén material promocional de cada patrocinador, como los logotipos.
Confirma a los presentadores: Busca en tus redes e identifica presentadores potenciales, incluidos los oradores y animadores. Confirma el interés y la disponibilidad de cada presentador. Comienza a agregarlos al programa.
Confirma el entretenimiento, los servicios de alimentos, el control del tránsito y la seguridad: Ponte en contacto con los contratistas del evento para reservar las fechas.
Asegúrate de contar con los permisos para el evento y el seguro de responsabilidad civil: Comunícate con las autoridades locales si es necesario obtener permiso para servir alimentos, poner sonido, colocar carteles, cerrar calles o si necesitas protección policial. El seguro de responsabilidad civil cubre lesiones, daños a la propiedad y otros percances que pueden suceder en los eventos.
Haz que tu marca se refleje en el evento: Crea una estética distintiva para tu evento. El material promocional, los artículos que des como regalo a los asistentes y la decoración del evento deben llevar tus colores.
Abre las inscripciones: Tu formulario de inscripción en línea debe ser conciso, sin dejar de lado preguntas logísticas útiles sobre el horario de llegada, las restricciones alimentarias y la talla de camiseta.
Promociona el evento: Crea una página web. Crea un evento o una página en las redes sociales. Publica actualizaciones a medida que los oradores e invitados destacados confirman su asistencia. Saca el máximo provecho de tu lista de contactos. Envía comunicados de prensa a los medios relevantes.

4 semanas antes del evento

Firma contratos con los presentadores y contratistas del evento.
Compra o alquila los elementos necesarios: Pregunta a los contratistas qué equipamiento esperan que tú les proveas. Averigua si el lugar donde realizarás el evento tiene los elementos necesarios disponibles. Si no es así, ponte en contacto con proveedores para realizar una compra o alquilar los elementos. Prepara los artículos especiales (como regalos y muestras de productos) para tu evento.
Obtén copias de todos los discursos y presentaciones: Solicita una copia de los discursos y presentaciones de la figura destacada y el presentador. Asegúrate de que cada uno sea apropiado y, de ser necesario, trabaja con ellos para hacer modificaciones.
Crea un programa del evento y un guion: Ten un plan B en caso de condiciones climáticas adversas o una baja asistencia.
Reúne voluntarios: Determina tus necesidades de personal y luego envía solicitudes abiertas a voluntarios. Encuentra la función perfecta para cada voluntario haciendo preguntas sobre sus habilidades e intereses en un formulario de registro para voluntarios en línea.

1 semana antes del evento

Cierra las inscripciones.
Envía paquetes de información: Envía un paquete que incluya el programa del evento, el menú, información sobre los presentadores, la información de contacto de otros participantes o cualquier otra información útil que te ayude a cumplir los objetivos que estableciste para el evento. Este también es un buen momento para encuestar a los participantes sobre sus expectativas del evento. Si el evento tiene una aplicación, incluye instrucciones sobre cómo descargarla.
Organiza entrevistas con los medios para los presentadores: Ponte en contacto con los medios de comunicación relevantes con una lista de los presentadores del evento para medir el interés. Luego, ofrece a los presentadores oportunidades para que les realicen entrevistas. Prepara pases para los medios de comunicación. Si es posible, dedica un espacio dentro del lugar de la celebración del evento para las entrevistas.

1 día antes del evento

Haz una copia física y digital de todos los discursos y presentaciones: Nada pone mejor a prueba la Ley de Murphy que un evento importante.
Prepara el lugar del evento: Asegúrate de que todos los elementos necesarios, incluidos los artículos de recuerdo, están en el sitio. Coloca la mesa de registro, las sillas, las mesas y los escenarios.
Da instrucciones a los voluntarios: Asigna responsabilidades a los voluntarios armando grupos pequeños que se dediquen a tareas específicas y sean liderados por uno de los miembros del equipo del evento.
Llama a los medios de comunicación: Confirma la asistencia de cada uno de ellos.

Día del evento

Recopila comentarios en tiempo real: Envía formularios para comentarios sobre el evento durante los recesos programados. Estas encuestas miden el éxito del evento en tiempo real y te dan la posibilidad de abordar los problemas a medida que surgen.

1 semana después del evento

Envía correos electrónicos de agradecimiento: Redacta un correo electrónico por separado para los participantes, voluntarios y presentadores. Destaca los logros del evento, como la alta concurrencia, el diálogo productivo y los comentarios positivos.
Adjunta una encuesta posterior al evento: Mide el éxito del evento y comienza a planificar el próximo con una encuesta posterior al evento. Personaliza la encuesta de manera que cubra aquellos temas más relevantes para los participantes, voluntarios y presentadores.

Asegura el éxito de tu evento con nuestra lista de verificación para la planeación de eventos. Recuerda que incluso aunque marques las casillas de nuestra lista de verificación para la planeación de eventos, la mejor manera de medir tu progreso es usando los objetivos que estableciste en el paso 1.