Encuestas sobre la planificación de eventos y reuniones

Escuche, aprenda y haga un éxito de su nuevo evento

Ilustración de encuestas de planificación de eventos

¿Necesita obtener una visión completa de cada aspecto de su evento? ¿Alguna vez una reunión se escapó de su control? Más allá de lo que esté planificando, un webinario, una gala, una clase, una barbacoa o una boda, debe asegurarse de que cada detalle será el adecuado para que sus invitados (y usted) obtengan el mayor beneficio de la reunión. Con las reuniones en línea y las encuestas de planificación de servicios, puede administrar los contactos, enviar invitaciones, cobrar, obtener informes en tiempo real y recopilar valiosos comentarios sobre el evento.

Cree una encuesta sobre sobre la planificación de eventos o reuniones en minutos, en cualquier etapa

Antes, durante y después del evento, puede obtenr valiosas perspectivas que contribuirán a que su evento sea un éxito.

  • Encuesta previa al evento. Infórmese sobre las expectativas, calcule la asistencia, identifique la preferencias por ciertos oradores, defina el catering, los programas o las necesidades y también la mejor manera de mantenerse en contacto con los asistentes en caso de que necesite proporcionar actualizaciones sobre el evento. Todo esto lo ayudará a simplificar la planificación y obtener más información soe los asistentes que lo ayudarán a personalizar el evento.
  • Recibir RSVP para los eventos es sencillo. Ahora que tiene los resultados de su encuesta previa al evento, debe confirmar quiénes irán realmente. Con los formularios de Wufoo, puede incorporar su RSVP en su sitio web, recibir una alerta cuando alguien responde, recolectar pagos (PayPal, Authorize.net, y Google Checkout), y crear informes para todas las personas que participen en la planificación de su evento, desde el proveedor de comidas hasta el disc-jockey y mucho más.
  • Obtenga comentarios en tiempo real durante el evento para realizar correcciones en el rumbo y solucionar los posibles problemas. Quizás una parte del auditorio no escucha la idea central. Los comentarios inmediatos sobre el evento lo ayudarán a abordar estas cuestiones.
  • Comentarios posteriores al evento.Averigüe cómo estuvo su reunión o evento y use los comentarios para lograr que su próximo evento sea aún más exitoso. Tal vez el grupo tenga ideas sobre cómo aumentar la asistencia o sobre lugares alternativos.

Cómo usar las encuestas de planificación de eventos

  • Conferencias de ventas. Descubra cómo se sintieron los participantes con respecto al contenido, la ubicación y la comida de la conferencia. ¿Las presentaciones de los paneles fueron inspiradoras o muy aburridas? ¿Fue fácil ubicar el centro de convenciones? ¿Valió la pena asistir a los seminarios?
  • Bodas. Ah, la felicidad de estar enamorado. Muchas novias (y novios) han utilizado las encuestas para planificar su gran día de principio a fin. Organice los planes de viaje y alojamiento, las actividades, las necesidades de cuidado de niños, los pedidos de comidas, las invitaciones, etc. Consulte a sus amigos y familiares adónde creen que debería ir de viaje de luna de miel. ¿Charlotte o Chicago? ¿Bahamas o Barbados? ¿París o Puerto Vallarta?
  • Despedidas de solteros. Hablando de todo un poco, tendrá que ver adónde hace su última fiesta como soltero. Haga que valga la pena y encueste a los padrinos, a las madrinas y a sus amigos cercanos.
  • Ubicación del evento. ¿Tiene una idea general del evento pero no sabe dónde hacerlo? Envíe una encuesta en línea y consulte a sus invitados adónde prefieren ir. ¿En qué hoteles quieren quedarse? Consulte sobre la vida nocturna, las actividades y los puntos de interés.
  • Creación de redes de contacto y reuniones. Desde encuentros veloces, obsesivos de la tecnología hasta fanáticos de los libros de cómics, hay muchas personas que se reúnen para compartir sus intereses. Asegúrese de que todos los detalles se ajustan a las necesidades particulares enviando una encuesta de planificación de evenos.
  • Tiempo de fiesta. Además de las festividades que significan muérdagos, ponche de huevo y villancicos, utilice las herramientas en línea para reunir a los amigos y la familia para el Día de la Tierra, el Día del Trabajo o reality shows. ¿Necesita planificar una gran movilización pero no sabe cómo coordinarla? Desde la organización de la cantidad de personas hasta el hecho de compartir auto, una encuesta de planificación de eventos puede salvarle la vida.
  • Catering para eventos. ¿Vegano, vegetariano, libre de gluten, kosher, lactovegetariano u ovovegetariano? Con la creciente cantidad de preferencias dietarias que reina en estos días, es bueno saber de antemano qué pueden y qué no pueden comer sus invitados.
  • Vecindario y comunidad. Fiestas en la cuadra, ventas de jardín, días de plantado de árboles, fiestas de limpieza de garaje, entre otros: es un día precioso para el vecindario cuando todos sus integrantes se reúnen por una buena causa y para divertirse. Asegúrese de encuestar a sus vecinos para obtener sus comentarios.
  • Música y ritmo. ¿A sus invitados les gustará más Pavarotti o Los Beatles? ¿La lista de reproducción con los mejores temas de la década del noventa les resultará increíble o detestable? Más allá de que se escuche Michael Jackson o The Rolling Stones, es bueno conocer las preferencias musicales antes de sacar a relucir los viejos CD o descargar los mp3.

Tres consejos para un evento increíble

  1. Identifique su objetivo. Esto puede ser obvio en una boda pero, para otro tipo de eventos, usted querrá alcanzar su principal objetivo. ¿Está lanzando un nuevo producto, eligiendo empleados para la vigilancia del vecindario o intentando que la conferencia de este año sea mejor que la del año pasado?
  2. Identifique el presupuesto. Una vez que haya definido los objetivos, analice cuánto le costará alcanzarlos. Es necesario saber exactamente cuánto puede gastar y cuánto están dispuestos a gastar los participantes. En primer lugar, haga una lista de verificación, asigne el costo a cada ítem, compare lo que le gustaría tener con lo que debe tener y obtenga un precio general final.
  3. Identifique su línea de tiempo. Desde el comienzo hasta el fin, planificar algo es una tarea inmensa (y agotadora). Tómese el tiempo necesario para recopilar ideas, elabore su propia encuesta de planificación de eventos, obtenga comentarios, envíe invitaciones y recoja los RSVP. Una buena estrategia es enviar las invitaciones tres semanas antes de la fecha del evento, entonces tómese el tiempo necesario para prestar atención a todas las partes móviles.

Quien diga “no se puede satisfacer a todos todo el tiempo” obviamente no conoce a un buen planificador de eventos. Los mejores planificadores de eventos no descansan hasta haber hecho todo lo posible para satisfacer a todos los asistentes, patrocinadores y vendedores. SurveyMonkey le permite crear fácilmente encuestas sobre la planificación de reuniones y eventos para ayudarlo a recopilar valiosa información.

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