Crea y utiliza formularios de confirmación de asistencia para mejorar tus eventos

RSVP es un acrónimo que significa "répondez s'il vous plaît" en francés, que se traduce como "responda, por favor" y se utiliza para confirmar la asistencia a un evento. Muchos de nosotros hemos utilizado formularios de RSVP para recopilar respuestas para nuestros propios eventos o para informar a otra persona si asistiremos al suyo. Saber quiénes asistirán es una parte fundamental de la planificación de un evento, ya sea virtual o presencial.

Independientemente de si estás organizando un evento para asistentes de todo el país o del mundo, los formularios en línea son la forma más eficaz de saber quiénes asistirán y de recopilar toda la información que necesitas para tenerla al alcance de tu mano.

Los formularios de RSVP en línea para todo tipo de eventos te permiten recibir respuestas detalladas de cada encuestado. Dependiendo del tipo de evento, puedes adaptar tu formulario en línea para solicitar información que contribuya a hacer que la experiencia del evento sea más placentera para todos.

Una de las mayores ventajas de utilizar confirmaciones de asistencia en línea es que tienes toda la información recopilada en un solo lugar y en tiempo real, accesible desde un único panel de control, que puedes consultar fácilmente en cualquier momento, ya sea a través de una computadora, una tableta o un teléfono inteligente.

El dato más importante en cualquier evento es el número de asistentes. El tamaño del lugar de tu evento y la cantidad de comida solicitada dependen de números precisos. La estimación es un juego peligroso en los eventos. Podrías terminar con una sala abarrotada y comida insuficiente si subestimas los números, o un lugar enorme y demasiada comida, lo cual representa una pérdida de dinero.

Al organizar un evento, tu prioridad debe ser la comodidad de tus invitados. ¿Alguno de tus invitados tiene requisitos especiales de accesibilidad o restricciones alimentarias? Al solicitar esta información en tu formulario de RSVP en línea, podrás asegurarte de que cada invitado tenga lo que necesita para disfrutar de tu reunión.

La información de tus confirmaciones de asistencia en línea te ayudará a interactuar con tus invitados de una manera más cercana y personal. Por ejemplo, sabrás de antemano los nombres de los acompañantes de los invitados, lo que te permitirá personalizar las tarjetas del lugar, los gafetes y otros detalles. También puedes usar la información de contacto del formulario de RSVP para generar expectación antes del evento.

CONSEJO: No olvides enviar una encuesta posterior al evento para recibir retroalimentación útil de los asistentes y planificar tu próxima velada, fiesta o evento.

A menudo asociamos las confirmaciones de asistencia con bodas, pero se pueden utilizar para cualquier tipo de evento. Sigue estas prácticas recomendadas para crear tus propios formularios de RSVP en línea:

Incluso aunque ya tengas la información de contacto de un invitado, es importante solicitarla en tu formulario de confirmación de asistencia en línea. Las personas actualizan sus números de teléfono, direcciones de correo electrónico y domicilios todo el tiempo. Al solicitar esta información, tendrás la forma más actualizada de comunicarte con ellos e informarles sobre cualquier novedad.

Para eventos profesionales, solicita información de contacto, pero asegúrate de que tus invitados comprendan que esta se utilizará para ponerte en contacto con futuras ofertas, promociones de eventos y otros fines de marketing. De esa forma, podrán decidir si desean proporcionar información personal o profesional.

Necesitarás tiempo para reservar un lugar y un servicio catering del tamaño adecuado, así que asegúrate de incluir la fecha límite de confirmación de asistencia en un lugar destacado del formulario. Revisa tu lista de invitados en la fecha límite y, si es necesario, envía recordatorios, pero no esperes demasiado a los rezagados; debes finalizar tu recuento y hacer planes.

Para muchas personas, existe ese momento de duda después de enviar un formulario en línea: '¿Hice clic en Enviar?'. O más tarde: '¿Sí respondí para confirmar?'. Haz un seguimiento de cada RSVP con un correo electrónico de confirmación. Incluye detalles del evento para que los asistentes puedan consultar más adelante la hora, la ubicación y otros detalles.

Dependiendo del tipo de evento, puedes incluir los siguientes campos en tu formulario de confirmación de asistencia en línea:

El correo postal tradicional es cosa del pasado. Quizás recuerdes aquellos tiempos en que recibías respuestas y creabas gráficas con información sobre tus invitados... y también te preocupabas de que las tarjetas se perdieran en el correo o de dejar pasar algún detalle en la respuesta de alguien. 

Con los formularios para confirmar asistencia en línea, todo se hace a través de Internet para lograr la máxima eficiencia.

Si tienes información de contacto de los asistentes a tu evento, puedes distribuir tus formularios de RSVP por correo electrónico. Esto es ideal para bodas, reuniones familiares y otros casos en los que conoces a tus invitados.

También puedes utilizar las direcciones de correo electrónico para enviar recordatorios.

Si quieres llegar a un gran público para un evento abierto, como una conferencia, feria comercial o presentación de un orador, inserta el formulario para confirmar asistencia en tu sitio web. Con el servicio de SurveyMonkey, los visitantes de tu sitio web tendrán acceso inmediato al formulario.

Promociona el enlace a tu formulario de RSVP a través de canales de medios pagados y otros esfuerzos de marketing para generar tráfico a la página y al formulario de tu evento.

Publica el enlace a la página de tu evento y al formulario de confirmación de asistencia en las redes sociales. SurveyMonkey te proporciona un enlace único a tu formulario en línea para que puedas promocionar tu evento en las plataformas de redes sociales. Las personas normalmente pasan casi dos horas y media al día en las redes sociales, por lo que este es un escenario perfecto para la publicidad de tu evento y el enlace del formulario de RSVP.

SurveyMonkey simplifica la creación de formularios para confirmar asistencia en línea. Puedes comenzar con nuestra plantilla de formulario para confirmación de asistencia. Todas nuestras plantillas son totalmente personalizables, por lo que puedes agregar logotipos, imágenes, gráficas y texto que se adapten perfectamente a tu evento.

SurveyMonkey tiene todo lo que necesitas para crear un formulario de confirmación de asistencia en línea para tu evento. Comienza con nuestra plantilla o crea uno desde cero. Personaliza todo, desde las imágenes hasta el texto, para que tu formulario refleje tu propio estilo.
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