A principios de 2020, el COVID-19 trastocó muchas empresas en la industria de la fabricación al interrumpir flujos de trabajo de producción cuidadosamente administrados. A medida que los fabricantes esenciales comenzaron a prepararse para dar reapertura los establecimientos, descubrir cómo monitorear de manera eficiente a cada empleado para detectar síntomas se convirtió rápidamente en un gran desafío logístico. Para empresas como Carlex Glass, una subsidiaria de Central Glass de Japón, implementar un nuevo proceso parecía, en el mejor de los casos, perjudicial para las ganancias y la productividad y, en el peor, casi imposible. Carlex fabrica vidrio para los principales actores de la industria automotriz, incluidos los productos del mercado de accesorios. Con 6 grandes plantas en funcionamiento, la empresa necesitaba dar cuenta de 1800 empleados todos los días.
Cuando Bill Walker, director general de informática de Carlex Glass, se sentó con otros directivos en abril de 2020 para evaluar este desafío, se le ocurrió una idea.
“El presidente de la empresa dijo: ‘Va a ser difícil, vamos a tener 600 personas haciendo fila en la entrada, tratando de ingresar al trabajo’.”, comenta Bill. “En ese momento propuse la idea de utilizar algún tipo de herramienta de encuesta automatizada”.
Administrar controles de salud diarios para miles de empleados en múltiples ubicaciones de trabajo
Preguntarle a cientos de empleados todas las mañanas sobre sus síntomas o posibles exposiciones iba a ser un proceso engorroso que iba a requerir que varios miembros del personal supervisaran los puntos de control e intentaran mantener todo en marcha. Para una empresa en una industria esencial que necesitaba volver a ponerse al día y mantener sus envíos a los clientes lo más puntualmente posible, el proceso en persona no iba a ser suficiente.
Si un empleado respondiera afirmativamente a una pregunta sobre los síntomas, no sería eficiente ni para él ni para el equipo de RR. HH. que este permanezca en la puerta principal mientras se piensa en los pasos a seguir y, lo que es más importante, podría correr el riesgo de exponer a otros empleados que llegan al trabajo. Sumados, estos desafíos generarían costos adicionales: horas extra para los empleados que atendieran la puerta, horas extra potenciales para que otros empleados cubrieran una ausencia inesperada, etc.
Carlex se enfrentó a una capa adicional de complicaciones ya que la empresa no tenía implementado un método de comunicación masivo consistente con los empleados, porque muchos de ellos no tenían correos electrónicos de Carlex. La clave del éxito iba a ser informarles sobre el proceso por adelantado.
Bill pudo recurrir a una herramienta comprobada para crear un nuevo sistema para Carlex. Como usuario anterior de SurveyMonkey, tenía un camino claro a seguir y sugirió SurveyMonkey Enterprise al equipo ejecutivo.
Mantener el negocio en marcha y a los empleados informados
Carlex abordó primero la necesidad de difundir información sobre la respuesta al COVID-19 de la empresa y sus planes de reapertura. La empresa aprovechó SurveyMonkey como herramienta de información para enviar a los empleados un paquete de información digital.
“Lo usamos como una forma de que todos sepan qué esperar”, comenta Bill. “Incluía las actualizaciones de las operaciones, información de RR. HH., medidas de mitigación y una carta del presidente”. Más o menos al mismo tiempo, Carlex envió una encuesta de actualización de información de los miembros del equipo para comenzar a construir una base más sólida de información de contacto de los empleados en el futuro, preparando a la organización para la siguiente fase del proyecto.
Luego se le envió a los empleados una encuesta de “Regreso al trabajo” que incluía cuatro preguntas basadas en las pautas de los CDC en ese momento. Después de las primeras semanas, se ajustó a tres preguntas para aumentar aún más la eficiencia. Si el empleado respondía afirmativamente a alguna de las preguntas sobre los síntomas, se le pedía que no se presentara a trabajar. Luego, se alertaba a RR. HH. y a los gerentes con un informe de quién había respondido que sí para que pudieran contactar al/la empleado/a con los pasos a seguir. A medida que avanzaba el año, los controles diarios se trasladaron a una encuesta semanal de "Recertificación de bienestar personal". Los equipos clave, incluido el Comité de supervisión de pandemias de Carlex, reciben informes a las 7 a. m. todos los días a través de SurveyMonkey, lo que les permite saber qué empleados necesitan ser contactados. Carlex también colocó algunos quioscos en el ingreso para cualquier persona que aún no haya realizado la encuesta.
Asegurar los sitios de trabajo y un significativo retorno de la inversión (ROI)
La ronda inicial de encuestas, incluida la Actualización de la información de los miembros del equipo y las Certificaciones de bienestar, obtuvieron altos índices de respuesta, de hasta el 70 %, indica Bill. La empresa ha recopilado más de 17 000 respuestas hasta la fecha. La fuerte respuesta permitió que la empresa alcanzara rápidamente su máxima capacidad y mantuviera los protocolos de seguridad en los meses siguientes.
Los esfuerzos crearon una rutina de comunicación más consistente con los empleados, lo que fortaleció los mensajes internos y la conciencia. Bill indica que ese nivel de comunicación interna no habría sido posible con un proceso de registro completamente en persona y apunta a ahorros significativos en tiempo e inversión.
“Tendríamos un proceso de una hora y media todas las mañanas, pero en su lugar contamos con una encuesta que toma 30 segundos por persona. Probablemente ahorramos al menos $9000 solo en horas extras diarias”.
Bill comenta que Carlex ahora está explorando cómo aprovechar SurveyMonkey de otras formas.
“SurveyMonkey generó más eficiencia en nuestro proceso de regreso al trabajo y un mejor medio de comunicación con los miembros de nuestro equipo”, comenta. “El retorno de la inversión ha sido increíble”.
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