Las reuniones virtuales llegaron para quedarse
Después de muchos meses de reuniones virtuales por Zoom, el 58 % de los encuestados piensa que tendrá aproximadamente la misma cantidad de reuniones virtuales o más en los próximos 6 meses. Sabiendo que la experiencia de las reuniones digitales no terminará pronto, es de suma importancia optimizarla tanto para los asistentes como para quienes las dirigen. De hecho, para el 70 % de los empleados, recopilar las opiniones de los asistentes podría mejorar las reuniones en su lugar de trabajo; sin embargo, solo el 54 % de los empleados dice que se le ha pedido su opinión sobre las reuniones a las que asisten con regularidad.
- El 32 % de las personas piensa, todas o la mayoría de las veces “esta reunión podría haber sido un correo electrónico”.
- El 65 % cree que la responsabilidad de asegurarse de que la reunión sea productiva recae tanto en los asistentes como en la persona que dirige la reunión.
- Solo el 56 % sale de las reuniones con tareas claras todas o la mayoría de las veces.
Los principales problemas de las reuniones virtuales en comparación con las reuniones en persona se centran sobre todo en temas con los que todos se identifican y que se presentan en reuniones de todo tipo de industrias.
- Problemas tecnológicos (p. ej., problemas de conectividad a Internet): el 41 % total.
- Capacitar a todos los asistentes sobre cómo aprovechar mejor la tecnología (p. ej., cómo silenciar el micrófono, usar la cámara): el 31 % total.
- El protocolo de las reuniones virtuales (p. ej., asistentes que no ponen atención o que están haciendo varias cosas a la vez) o la falta de participación: el 27 %.
La clave para tener reuniones virtuales efectivas
Más de la mitad de los empleados afirma que sus reuniones podrían mejorarse con dos sencillas soluciones: “tener una lista de temas a tratar“ (el 54 %) y “realizar reuniones breves” (el 53 %).
- En las grandes empresas, la duración de las reuniones es un punto particularmente problemático: el 63 % de los empleados de empresas con 5000 o más personas señala que “realizar reuniones breves” es una forma de mejorar la calidad de las reuniones.
- Los empleados de organizaciones más pequeñas son más propensos a preferir una experiencia más interactiva en las reuniones: el 37 % de los empleados de empresas con menos de 50 empleados dice que “hacer que la experiencia sea más interactiva” mejoraría las reuniones, en comparación con el 30 % de los empleados de empresas con 5000 o más personas.
- Por nivel de empleo, los ejecutivos tienden más a responder que desean que las reuniones sean interactivas (el 36 %) y que haya tiempo para que todos los asistentes participen (el 28 %) en comparación con los niveles inferiores (el 32 % y 16 %, respectivamente).
El 67 % de los empleados cree que sería extremadamente útil o muy útil recopilar retroalimentación para ayudar a moldear las reuniones en un mundo posterior al COVID.
- Reconocer el poder de recopilar retroalimentación se ve reflejado en todos los niveles de la organización: el 70 % de los gerentes de nivel básico e intermedio y el 69 % de los ejecutivos encuentran esta práctica útil.
- Es más probable que las personas más jóvenes encuentren la retroalimentación extremadamente útil antes de las reuniones.
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