Los recordatorios por correo electrónico son una de las estrategias más utilizadas por los creadores de encuestas para aumentar los índices de respuesta. Te brindan una segunda oportunidad para captar la atención de los destinatarios e incrementar la cantidad de respuestas en tus encuestas más importantes. Sin lugar a duda, los recordatorios son útiles, pero optimizarlos de manera eficaz sin caer en un exceso es un arte complejo incluso para los investigadores de encuestas más experimentados.
¿Cuándo deberías enviar los primeros recordatorios? ¿Y la segunda ronda? ¿Cuándo deberías detenerte? ¿Deberías enviar un agradecimiento después de que hayan contestado la encuesta? Cada una de las decisiones suma incertidumbre. Corres el riesgo de irritar o alejar a tu público si insistes mucho, o perderlos por completo si esperas demasiado. También corres el riesgo de ser denunciado por enviar correo no deseado cada vez que envías un recordatorio adicional, por lo que es importante saber cuándo detenerte.
SurveyMonkey ahora te permite automatizar tus recordatorios por correo electrónico, de manera que puedes establecer tu estrategia en cuanto a los tiempos con anticipación y adaptarla a medida que envías nuevas encuestas. Sin embargo, si decides automatizar los recordatorios, es aún más importante que seas prudente con los tiempos.
De los millones de encuestas que se envían a través de SurveyMonkey cada año, una gran cantidad utiliza correos electrónicos para obtener más respuestas; sin embargo, el modo en que se usan las invitaciones, los agradecimientos y los recordatorios varía muchísimo. Hemos observado los datos de manera global para determinar cuáles son las mejores prácticas asociadas con las encuestas que tienen buenos resultados y eliminar algunas de las dudas en relación con los periodos que se deben dejar entre cada recordatorio.
¿Quieres usar los recordatorios?
Si decides utilizar recordatorios o deseas enviar agradecimientos, nuestro centro de asistencia puede ayudarte a configurarlos.
En el periodo que va de las 48 a 72 horas posteriores a la invitación inicial a responder la encuesta es el mejor momento para enviar recordatorios
Enviar recordatorios muy pronto no es recomendable. ¿Por qué molestar a personas que pueden ya estar dispuestas a participar? Los recordatorios son importantes únicamente después de que los destinatarios han leído o descartado el correo electrónico anterior. Sin embargo, si estás planificando enviar un recordatorio a todo el grupo, no es eficaz en términos de tiempo esperar hasta que el último destinatario haya realizado alguna acción. Así que, ¿cómo puedes encontrar el punto medio?
Descubre el tiempo apropiado para la mayor parte de tu público. En una encuesta promedio (señalado por la línea verde en la gráfica que se encuentra arriba), el 86 % de las respuestas se recopilan en las primeras 48 horas. Después de eso, en general, es momento de enviar recordatorios para acelerar un poco las cosas.
Sin embargo, también depende de la encuesta. La línea azul indica que el 5 % de las encuestas tiene un progreso más lento en general. Algunas razones son que se trata de encuestas más largas, encuestas enviadas en un momento del año con mucha actividad o encuestas dirigidas a un público especialmente ocupado. ¿Tu encuesta tiene alguna de estas características? Si es así, puede que valga la pena esperar un poco más.
Recomendamos enviar recordatorios posteriores a la encuesta entre 48 (para la mayoría de las encuesta) y 72 horas (si tienes motivos para pensar que los encuestados tardarán un poco más) después del correo electrónico inicial.
Envía recordatorios solo cuando sea necesario y limítate a un máximo de 4 recordatorios
¿Quieres saber cuántos recordatorios envían normalmente los creadores de encuestas? Observa la tabla a continuación.
Resulta que se ha enviado un primer recordatorio para alrededor del 29 % de las encuestas y la cantidad baja exponencialmente cuando se trata de un segundo, tercero o cuarto correo electrónico de seguimiento. Hay pocos casos en los que se enviaron más de cuatro recordatorios, pero, de acuerdo con los registros del sistema de SurveyMonkey, algunos creadores han enviado hasta 40 recordatorios. ¿Cómo sabes cuándo debes detenerte?
En primer lugar, si tu invitación inicial te ha proporcionado lo que necesitas en un plazo de 48 a 72 horas, es evidente que no necesitas enviar ningún recordatorio. Ten en claro cuáles son tus necesidades de respuesta desde el comienzo y estate listo para detener el seguimiento cuando hayas cumplido esos objetivos, especialmente si has configurado un sistema de correos electrónicos automáticos. Nunca es recomendable molestar a tus clientes, empleados o a quien sea que estés enviando la encuesta si no es absolutamente necesario.
Si la invitación inicial no te brinda la cantidad de respuestas que necesitas, los recordatorios pueden ser útiles, pero te recomendamos que te limites a enviar 4 recordatorios como máximo. De hecho, la eficacia de los recordatorios en general disminuye a medida que envías más (observa la gráfica de abajo), y es más probable que denuncien tu encuesta como correo no deseado. Con los primeros 4 recordatorios, todavía puedes esperar un índice de respuestas del 3 % (¡lo cual suma!), pero después de eso, se vuelve insignificante.
Los recordatorios no son mágicos. En comparación con la cantidad de respuestas que se observan después de que los encuestados reciben la invitación inicial (esas primeras impresiones), el poder de los recordatorios es limitado. Es 5 veces más probable que una persona responda a la invitación inicial que al primer recordatorio, y la probabilidad va disminuyendo en los recordatorios sucesivos.
Por lo tanto, no confíes en que numerosos recordatorios harán que las personas respondan a la encuesta hasta alcanzar la cantidad que necesitas. Asegúrate de realmente optimizar las invitaciones iniciales a la encuesta, ya que estas son las que más importan: te sorprendería la diferencia que pueden hacer. Y cuando decidas utilizar recordatorios, evalúa muy bien cuándo los enviarás y qué solicitarás.
No es necesario, y no debes, desistir de los recordatorios por completo. Cualquier representante de ventas puede decirte la importancia que tiene el seguimiento para obtener los mejores resultados. Son una herramienta increíblemente útil, pero deben usarse de manera correcta.
