Si algo hemos aprendido de las conmovedoras anécdotas del mundo del deporte y de las clásicas películas de atracos es que detrás de cada gran historia hay un equipo altamente especializado y diverso que es vital para lograr el objetivo. Esa misma práctica se aplica a los equipos para encuestas. Los buenos equipos no son homogéneos, tienen integrantes con diversas funciones y personalidades, y cada uno aporta habilidades específicas. Si bien todos los integrantes trabajan para lograr un objetivo en común, es probable que cada uno tenga diferentes prioridades, diferentes niveles de participación y diferentes formas de abordar un proyecto.
Recopilamos algunos consejos para que los diferentes miembros de tu equipo perfeccionen su forma de trabajar y lo que aportan a los proyectos de encuestas. Ten en cuenta que así es como tu equipo podría estar conformado. Sin embargo, también es posible que tengas una combinación diferente de personas o que incluso tú te identifiques con varias de estas “funciones”.
El líder
El líder de tu equipo es la persona que dirige el proceso, supervisa los proyectos de encuestas y se asegura de que tu equipo actúe con los principales objetivos de la empresa en mente. Al líder se le puede asignar la función de administrador de equipo en la cuenta de SurveyMonkey, lo que significa que tendrá una perspectiva completa de cómo está conformado el equipo y podrá integrar a más miembros cuando sea necesario.
Consejos para los líderes:
- Orienta a tu equipo en el uso de las herramientas adecuadas. Asegúrate de que todos sepan cómo acceder a recursos como las plantillas de encuestas, el banco de preguntas de SurveyMonkey y el modo Créala por mí, para que puedan diseñar encuestas de nivel profesional. Esto no solo facilita el trabajo, sino que también promueve la coherencia de tu marca en todos los proyectos.
- Simplifica la comunicación entre los miembros del equipo. Aliéntalos a aprovechar las funciones de comentarios o de encuestas compartidas para recopilar retroalimentación más amplia y que todos los integrantes del equipo estén en sintonía.
- Aprovecha las licencias de tu equipo. Los planes de equipo de SurveyMonkey tienen un diseño flexible, así que es fácil alternar a los miembros del equipo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Incorpora a diferentes miembros en el momento justo para que cumplan tareas específicas como redactar preguntas, pulir la redacción, hacer pruebas o analizar los datos. Si el siguiente proyecto de encuesta requiere un nuevo equipo, siempre puedes reorganizar las licencias y cambiar el nivel de acceso de los integrantes. Esto fomenta la colaboración entre los integrantes del equipo y te ayuda a responder según las necesidades del momento.
- Mantén informadas a las personas responsables de tomar decisiones y a los analistas. De vez en cuando, evalúa quién participa de manera importante en tus proyectos y si necesitan acceso directo a lo que está haciendo tu equipo. En caso de que necesites ayuda para determinar quién necesita acceso, utiliza esta plantilla de encuesta para entender mejor cómo organizar las licencias de tu equipo.
El analista
El analista del equipo debe ser una persona curiosa, enfocada en los detalles y ansiosa por obtener información nueva. Este personaje es el motor de los datos, es quien descubre las percepciones y una pieza fundamental de tu equipo de encuestas. No obstante, es probable que sus habilidades no sean necesarias hasta un momento específico: cuando tengas los datos que vas a analizar.
Puedes asignar al analista de tu equipo una licencia para colaborador, ya que probablemente esta opción es la más adecuada para su función. Con esta licencia tendrá acceso completo a las funciones de análisis del plan para crear paneles de control, filtrar resultados y exportar datos.
Consejos para los analistas:
- Aprovecha las licencias para colaborador. Si todavía no lo haces, solicita una licencia para colaborador y obtén las funciones de análisis que necesitas para generar percepciones. Además, debes considerar si sería útil que otros especialistas en datos tengan una de estas licencias. De esa forma, puedes consultarlos sobre los resultados de las encuestas y recibir ayuda para analizar los datos.
- Crea paneles de control personalizados. Puesto que dedicas mucho tiempo y esfuerzo en analizar los datos de las encuestas, vale la pena que muestres los resultados en un panel de control de resultados personalizado. Mejora la presentación de tus datos: agrega gráficas y texto, organízalos de la forma más adecuada, etc.
- Exporta, exporta, exporta. ¿Quieres lograr más con tus datos? ¿Te interesa obtener una versión sin conexión de todos los resultados? Descarga una copia de los resultados de la encuesta (hay varios formatos disponibles). Esta opción puede ser útil si tienes datos sin procesar para crear gráficas adicionales o llevar a cabo un análisis adicional por tu cuenta. También puedes exportar tus gráficas personalizadas y usarlas en presentaciones o adjuntarlas a los correos electrónicos.
El especialista
Los especialistas son aquellas personas que aunque no inicien el proyecto son la pieza clave del equipo que hace que el engranaje siga girando.
Por lo regular, los especialistas tienen una base particular de conocimientos que enriquecen los proyectos (por ejemplo, los investigadores o los gerentes de producto). Les gusta el trabajo en equipo y podrían ayudar en cualquier parte del proceso, desde perfeccionar las preguntas de la encuesta y brindar nuevas perspectivas hasta proporcionar retroalimentación decisiva durante el proceso de creación de encuestas.
Consejos para los especialistas:
- Comunícate y colabora. Haz comentarios sobre el diseño de la encuesta directamente en SurveyMonkey para que todo mundo pueda verlos. Esto facilitará que el equipo esté en sincronía y evitará esos debates que saturan las bandejas de correo electrónico. Cuando los resultados estén listos, también puedes hacer comentarios sobre los hallazgos iniciales.
- Participa en cada etapa del proceso de la encuesta. Además de comentar sobre el diseño y los resultados de la encuesta, puedes incorporar tu experiencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Edita preguntas, haz pruebas de la encuesta antes de publicarla y analiza los datos.
Los colaboradores clave
Los colaboradores clave están comprometidos con el resultado de tu proyecto y les entusiasma obtener nuevas percepciones. Ayudan a definir cuáles serán los pasos a seguir una vez que se tengan percepciones concretas y abogan por las decisiones impulsadas por datos.
Los colaboradores clave quieren estar al tanto y que se les tome en cuenta en el proceso, y es probable que intervengan para encauzar tu proyecto. Sin embargo, es posible que solo deban participar en determinadas partes del proyecto y no todo el tiempo.
Consejos para los colaboradores clave:
- Proporciona apoyo y retroalimentación de manera oportuna. Haz pruebas con anticipación y las veces que sean necesarias para asegurarte de que la experiencia de la encuesta sea buena para los encuestados. Si la encuesta no está funcionando como se espera, haz comentarios sobre el diseño para que los miembros del equipo lo sepan y hagan las modificaciones correspondientes.
- Obtén el acceso que se ajuste a tu papel dentro del equipo. Si tu principal contribución comienza después de que finaliza la recopilación de respuestas, por lo que no necesitas participar en el diseño de la encuesta, solicita una licencia para colaborador para que puedas acceder a los resultados y analizarlos. Por el contrario, si consideras que necesitas obtener datos por tu cuenta o participar más en la creación de la encuesta, solicita una licencia con acceso completo.
- Mantén informados a otros colaboradores clave. ¿Sabes de otras personas de tu organización a las que les interesarían los resultados de una encuesta, pero que no necesitan una licencia en el equipo? Compárteles la página de datos para que echen un vistazo o ponlas en contexto con un panel de control de resultados personalizado (el cual puedes hacer si tienes una licencia con acceso completo; si no la tienes, pide a un integrante del equipo con los permisos adecuados que te la proporcione).
Los tipos de integrantes que se mencionaron en esta publicación son solo algunos ejemplos de quiénes podría formar parte de tu dream team. Gracias a la flexibilidad de nuestros planes de equipo, no hay motivo para que nadie se quede fuera. El atractivo de estas ideas es que pueden inspirar a cualquiera a descubrir nuevas posibilidades en su plan de equipo.
