Aprovecha tu software de gestión de proyectos mediante encuestas y tests

Sea cual sea la función que habitualmente desempeñas en un proyecto, es muy probable que uses un software de gestión de proyectos.

Es clave que tu equipo tenga la capacidad de usar este software de manera eficaz para optimizar el proceso de gestión de los proyectos. Pero, ¿cómo te aseguras de que tu equipo lo está usando de la mejor forma posible? Y de no ser así, ¿cómo puedes hacer que lo usen mejor?

Usando encuestas y tests.

Antes de que hablemos de la función de los tests y las encuestas, veamos qué es un software de gestión de proyectos y cómo lo usan por lo general los empleados de una organización.

Descripción general de un software de gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos permite a los empleados organizar, planificar y llevar a cabo proyectos individuales. Esto incluye definir las entregas y los cronogramas para cada proyecto, asignar tareas a las partes correspondientes y permitir la colaboración y la comunicación entre las partes interesadas.

Los casos de uso de este tipo de software varían según el nivel de tarea y del empleado. En términos generales:

  • Los empleados que ocupan puestos de liderazgo visualizan los proyectos a un nivel más amplio

Por ejemplo, elaboran y analizan informes sobre cada tipo de proyecto que se está trabajando. A partir de allí, pueden ver quién está trabajando en cada tarea y cuál es el grado de relación entre los proyectos y las metas de la empresa.

  • Los empleados que no cumplen funciones de liderazgo se ocupan principalmente de sus proyectos

Los colaboradores individuales se ocupan en general de cuestiones como “¿Cuándo se entrega el proyecto?”, “¿Cuál es el siguiente paso en el proyecto?” y “¿En qué proyectos me debo enfocar ahora?”. Estas preguntas les ayudan a priorizar su tiempo y esfuerzo.

  • Los empleados encargados de gestionar el uso general que le da el equipo al software

Estos empleados comúnmente trabajan en un puesto relacionado con las operaciones. Entre sus responsabilidades están verificar que los proyectos se estén gestionando de forma correcta, que se estén llevando a cabo a tiempo y que los empleados estén recibiendo capacitación adecuada y oportuna sobre el software.

Dado que la gestión de proyectos es una necesidad para una innumerable cantidad de empresas y empleados, hay una abundancia en el mercado de plataformas de software para gestionar proyectos. Algunas de las opciones más populares son Trello, Jira, Basecamp y Microsoft Project.

Las encuestas identifican casos de uso y áreas de mejora

¿De qué manera tus empleados usan el software de gestión de proyectos?

Para saberlo, solo tienes que preguntarlo en una encuesta. A continuación se incluyen algunos otros ejemplos de preguntas relevantes que puedes utilizar:

  • ¿Por qué usas nuestro software de gestión de proyectos?
  • ¿Aproximadamente con qué frecuencia usas el software de gestión de proyectos?

Las respuestas a estas preguntas muestran la forma en que los empleados se benefician del uso de este tipo de software y el grado de beneficio que obtienen de él. También te dicen dónde se está usando poco, ya sea porque esas áreas no son tan valoradas como otras o porque tus empleados no se sienten cómodos usándolo de ciertas maneras.

Una encuesta también te ayuda a descubrir cómo tu software de gestión de proyectos puede resultar más valioso para tu equipo. Quizá los empleados no se animen a dar opiniones en persona, pero al usar una encuesta, que permite que las respuestas sean anónimas, tendrán un espacio para ser reflexivos y sinceros.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de preguntas que deberías tener en cuenta:

  • ¿En cuáles de las siguientes áreas te gustaría ver mejoras en nuestro software de gestión de proyectos?
  • ¿De qué maneras te gustaría usar el software de gestión de proyectos que actualmente no puedes?
  • ¿En qué áreas de las que se presentan a continuación (si corresponde) te gustaría recibir capacitación para utilizar mejor nuestro software de gestión de proyectos?

Por último, asegúrate de incluir al menos una pregunta abierta. Las respuestas de tus empleados te pueden sorprender de manera tal que te ayudarán a tomar mejores decisiones.

Los tests contribuyen a la enseñanza y a la identificación de lagunas en el conocimiento

Los tests te pueden ayudar a comprender el nivel de conocimiento de tus empleados sobre el software y a identificar áreas que requieren más capacitación.

El primer paso para realizar tests es segmentar a tus empleados por puesto. Luego, elabora un conjunto de preguntas fáciles, moderadas y difíciles para cada puesto definido.

Por ejemplo, supongamos que uno de los segmentos es de empleados que no están en cargos gerenciales y que usan el software para gestionar sus proyectos. Estos empleados necesitan comprender tareas como las siguientes:

  • crear una entrada (fácil)
  • elaborar un informe (moderada)
  • elaborar un panel de control personalizado (difícil)

A medida que diseñas tu test y analizas los resultados, ten en mente los siguientes consejos:

  1. Asigna una mayor ponderación a las preguntas que traten temas fundamentales o a aquellas que sean más difíciles con respecto a otras. De esa manera, las puntuaciones finales indicarán mejor el grado de competencia de los empleados con relación al software.
  2. Si los encuestados responden una pregunta de forma incorrecta, puedes enviar comentarios personalizados que resalten la respuesta correcta y además brinden una explicación de por qué es la correcta. Así, tus empleados tendrán la oportunidad de aprender y mejorar.

3) Identifica las preguntas que se respondieron de forma incorrecta con mayor frecuencia. Luego, observa qué respuestas incorrectas de dichas preguntas se seleccionaron más cantidad de veces. Las percepciones que descubras te ayudarán a guiar la capacitación de tu equipo.

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Tu software de gestión de proyectos es fundamental a la hora de ayudar a tu organización a alcanzar sus metas. Para sacar el mayor partido del software, tómate un tiempo para identificar cómo se utiliza, en qué areas está siendo desaprovechado y cómo una capacitación puede beneficiar a los empleados en mayor medida. Los tests y las encuestas te brindarán la percepción que necesitas para abordar cada una de estas áreas.

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