El registro es una de las partes más importantes de un evento, y las soluciones de SurveyMonkey lo agilizan.
El elemento fundamental para que un evento tenga éxito es la experiencia de registro. Tu primer contacto con los posibles asistentes será el formulario de inscripción a tu evento. Así que contar con un registro bien planeado y ejecutado te ayudará a atraer a más personas, aumentar la asistencia y sentar las bases para que tu evento esté bien organizado.
Echemos un vistazo a cómo puedes arrancar con éxito la planeación de tu próximo evento al ofrecer un formulario de inscripción impecable. SurveyMonkey ofrece las herramientas que necesitas para que tu proceso de registro sea sencillo y agradable.
Has dedicado tiempo y esfuerzo a planear un evento excepcional. Ya realizaste encuestas sobre eventos para averiguar los intereses de los posibles asistentes. Ahora, de acuerdo con tu lista de verificación para la planeación de eventos, debes iniciar el registro unas 12 semanas antes de la fecha del evento.
El proceso de registro evita que planees un evento para 100 personas y se presenten 500. Es probable que no siempre requieras realizar una planificación rigurosa con antelación para los encuentros comunitarios y las reuniones informales, pero para otros eventos (como las conferencias y los eventos empresariales) es necesario que se planee la comida que se ofrecerá, los regalos que se entregarán y el lugar donde se llevarán a cabo. Además, para una planeación eficaz, necesitas saber cuántas personas asistirán.
Un formulario de inscripción para eventos también te brinda la oportunidad de recopilar la información de contacto de los asistentes, la empresa en la que trabajan, el puesto que desempeñan y demás información pertinente que será útil tanto para planear este evento como para las actividades de seguimiento.
Existen incontables beneficios de usar las herramientas en línea de registro para eventos. El primero y el más importante es saber cuántos asistentes tendrás. Sin esa información, podrías exceder la capacidad máxima de tu espacio, no tener la comida o los asientos necesarios y, en última instancia, terminar con asistentes insatisfechos.
Usar un formulario de inscripción a eventos también te permite ofrecer opciones de boletos con distintos beneficios asociados a cada nivel.
Además, el registro en línea brinda seguridad a los asistentes. Si tu evento es una experiencia en la que los asistentes tienen que pagar su entrada, pueden hacer pagos seguros en línea, recibir sus entradas por correo electrónico y ver la confirmación de que están registrados para tu evento. Con SurveyMonkey, puedes aceptar pagos a través de la integración de Stripe. Saber que su información de contacto se mantendrá segura también es un punto importante para los usuarios. Crea tu formulario de inscripción a un evento hoy mismo.
Estos son los pasos que debes seguir para asegurarte de que tus asistentes tengan una experiencia de registro sin complicaciones.
Una central del evento es un micrositio creado exclusivamente para promocionar tu evento. Este sitio web adaptado a tu marca debe incluir contenido que se dirija al público objetivo del evento.
Puedes incluir la historia de tu marca e incluir detalles que te asocien con el evento. Usa tu logotipo y otras imágenes de tu marca que la relacionen con el propósito, los temas y los presentadores.
Elementos que debe incluir tu central de eventos
Puede que pienses que deberías colocar la información sobre el evento en tu sitio web principal, pero el micrositio debe crearse empleando la optimización de motores de búsqueda para llegar a un público más amplio y específico. Cerciórate de incluir el enlace a la página de destino del micrositio en tu sitio web principal.
Tu formulario de registro en línea recopilará toda la información (incluida la información de pago, si es un evento de este tipo) de los asistentes. La cantidad de información que recopiles dependerá del tipo de evento, quiénes son tu público objetivo y el tipo de experiencia que ofrece tu evento.
Los formularios para registrarse en línea a un evento son herramientas que recopilan la información que necesitas de tus asistentes. Las promociones y la publicidad de tu evento deben estar vinculadas a una página de destino en tu micrositio que incluya el formulario. Optimiza la página de destino para los motores de búsqueda a fin de aumentar tus posibilidades de aparecer en consultas de búsqueda relevantes.
Antes de que existiera el registro en línea, la mayoría de los eventos empleaban el envío masivo de publicidad para hacer llegar información y formularios a los posibles asistentes. Esto solía requerir comprar listas de personas del mercado objetivo, imprimir material atractivo para la publicidad por correo y pagar tarifas de envío, sin mencionar el tiempo que tomaba organizar los formularios devueltos.
Poderse registrar en línea a eventos tiene varios beneficios:
Una vez que el formulario de registro de tu evento esté listo y funcionando, llegó el momento de promocionarlo. En la actualidad, tu mejor opción es usar las redes sociales. Los eventos empresariales deben publicarse en LinkedIn, con hashtags creados especialmente para tu evento (así como aquellos que incluyan los temas que los profesionales pueden seguir o buscar). Si tu evento está dirigido a consumidores o personas influyentes, promociona tu evento en Instagram, Facebook o TikTok.
Elige la plataforma en función del grupo demográfico al que deseas dirigirte. Si tienes tiempo, siempre puedes anunciar o publicar tu evento en diversas plataformas de redes sociales.
La publicidad en la radio, la televisión y los periódicos pueden favorecer a los eventos locales.
Prácticas recomendadas para la promoción de eventos en redes sociales
Cerciórate de que los usuarios se puedan registrar con estas prácticas recomendadas para simplificar el proceso.
Crea un formulario de registro en línea a eventos que sea atractivo y fácil de usar con SurveyMonkey. Suscríbete hoy para usar el software de registro a eventos que simplificará el proceso de inscripción y organizará los datos de tus asistentes. Elige el plan que más te convenga.