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Cómo utilizar las entrevistas de permanencia para mejorar la retención 

Las entrevistas de salida tienen como objetivo obtener percepciones sobre los motivos por los que los empleados deciden marcharse y qué podrías haber hecho para alentarlos a quedarse. Si bien las entrevistas de salida pueden tener un propósito, casi siempre son ineficaces para retener a las personas con alto desempeño.

En lugar de eso, puedes hacer entrevistas periódicas de permanencia para comprender mejor cómo los empleados valiosos ven sus trabajos y tu empresa, antes de que comiencen a dedicar su hora del almuerzo a enviar currículos a la competencia.

Las entrevistas de permanencia demuestran a tus empleados que valoras sus opiniones y aportes. Estas pueden ser una herramienta clave de retención de talentos para combatir la costosa rotación que consume mucho tiempo.

Los costos de una alta rotación de empleados pueden traducirse en una pérdida de rentabilidad, bajo estado de ánimo en el lugar de trabajo y deterioro de la calidad del producto. Sin embargo, las entrevistas de permanencia pueden ayudar a cambiar el rumbo, ofrecer percepciones útiles para retener a los empleados y hacer de tu empresa un mejor lugar de trabajo.

El costo y la ineficiencia que implican contratar y capacitar a nuevos empleados puede tener un impacto en la rotación y afectar la productividad y el ánimo de los empleados. Con el tiempo, una alta rotación puede ocasionar:

  • menores ingresos y rentabilidad
  • una reputación empresarial dañada
  • bajo estado de ánimo en el lugar de trabajo
  • disminución de la productividad de los empleados

Además, los clientes y los consumidores modernos son más perceptivos: algunos pueden desconfiar a la hora de hacer negocios con empresas que tienen un nuevo ejecutivo de cuenta cada pocos meses, si la experiencia en una llamada de atención no es la que esperan o si tienen la sensación de que los empleados con los que interactúan no están contentos. En resumen, los empleados son el activo más valioso al que tiene acceso una empresa; no los descuides tratándolos mal. 

Las entrevistas de permanencia son una estrategia útil que aborda estos riesgos potenciales antes de que se conviertan en una realidad. Gracias a las entrevistas de permanencia, los gerentes pueden mantenerse conectados con los miembros de su equipo para comprender mejor sus mentalidades y los problemas que podrían afectar la productividad, el ánimo y el compromiso con tu organización.

Las entrevistas de permanencia son conversaciones que se realizan para ayudar a los gerentes a comprender por qué los empleados se quedan y qué podría causar que se marchen. En una entrevista de permanencia eficaz, los gerentes hacen preguntas estándar y estructuradas de manera informal, como una conversación.

Por lo general, la mayoría de las entrevistas de permanencia demoran alrededor de media hora, y se hacen dos o tres veces al año. Sin embargo, aunque el compromiso de tiempo es mínimo, el beneficio potencial es considerable, ya que proporcionan percepciones clave sobre los factores que alientan a tus empleados a quedarse y los problemas que podrían incitarlos a considerar la posibilidad de irse.

Estas reuniones de seguimiento pueden ser particularmente valiosas con los empleados de alto desempeño, para conectarte con ellos mucho antes de que consideren abandonar la empresa. Puedes obtener su retroalimentación directa sobre lo que los motiva a quedarse y lo que podría atraerlos a trabajar para alguien más.

Al comprender las principales motivaciones de tus mejores empleados, puedes ofrecerles la compensación adecuada para mantenerlos en tu empresa. Por ejemplo, Gallup informa que el 64 % de los empleados busca un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. En lugar de obtener eso de otra empresa, puedes reestructurar los horarios para dar más libertad a tus mejores empleados. Las entrevistas de permanencia te indican la dirección correcta para aumentar el compromiso de los empleados y reducir la deserción.

Las entrevistas de permanencia ofrecen un verdadero beneficio mutuo para tu empresa y tus empleados.

El hecho de que estés realizando estas entrevistas envía un fuerte mensaje a tus empleados de que sus opiniones son importantes y que pueden compartir cualquier inquietud o aprecio por lo que está funcionando bien.

Las entrevistas de permanencia te ayudan a identificar cualquiera de las primeras señales de advertencia que podrían llevar a una mayor rotación de los empleados. Esto puede ser particularmente útil para identificar tendencias que pueden estar afectando a varios de tus mejores empleados. También te da tiempo y una justificación, para realizar cambios significativos que demuestren que respondes a sus inquietudes, además de reducir la posibilidad de un éxodo masivo de tus mejores empleados.

Es difícil cuantificar el papel preciso de las entrevistas de permanencia para mantener a tus mejores empleados y reducir la tasa de rotación general. Sin embargo, las investigaciones han encontrado de forma constante que las empresas con un fuerte compromiso se benefician de diversas maneras, lo cual incluye una mayor retención, una mayor satisfacción de los empleados y una mejor rentabilidad y rendimiento sobre la inversión (RSI).

Para realizar entrevistas de permanencia eficaces, es necesario establecer un proceso claro que todos los empleados comprendan. Como la finalidad de las entrevistas de permanencia es recopilar información que puedas utilizar para mejorar la satisfacción de los empleados, debes avisarles con suficiente antelación para que piensen en ideas. Del mismo modo, si no han realizado ninguna entrevista de permanencia antes, es bueno explicarles qué son y por qué se realizan.

El último paso te permite demostrar a tus empleados que te importa lo que dijeron en la reunión. Nada socavará más rápido el éxito de las entrevistas de permanencia que no actuar ante las inquietudes y los problemas que han planteado los empleados.

Además de una planificación adecuada y el establecimiento de objetivos, es fundamental realizar las entrevistas de forma reflexiva y estratégica. Esto tiene un impacto directo en la capacidad de obtener retroalimentación sincera y clara de los empleados. Estas son algunas de las consideraciones clave al realizar entrevistas de permanencia:

Tus empleados están ocupados y su tiempo es valioso, por lo que programar una entrevista de permanencia improvisada demuestra una falta de respeto y puede hacer que tus empleados sean más cautelosos o se preocupen al pensar que un problema de desempeño pudo motivar la reunión.

Sé transparente sobre qué es una entrevista de permanencia y por qué la realizas. Aclara que los comentarios que recibas tienen como objetivo identificar de manera proactiva cualquier problema o barrera que impida lograr el éxito, así como captar ideas para posibles mejoras.

Es importante informar a tus empleados qué es una entrevista de permanencia y darles tiempo suficiente para prepararse. Lo ideal es que ya hayas establecido con claridad el propósito de la reunión. Una buena práctica es proporcionar a tus empleados un resumen detallado de los temas que deseas abordar para que puedan reflexionar y estar bien preparados para expresar sus pensamientos antes de comenzar. Si haces encuestas de satisfacción de los empleados antes de las entrevistas de permanencia, también podrás obtener percepciones clave sobre las que puedes profundizar durante las entrevistas.

Una entrevista de permanencia debe sentirse como una conversación, no como un interrogatorio. La ubicación que elijas puede contribuir en gran medida a transmitir ese mensaje. Escoge un lugar cómodo y privado para los empleados que estás entrevistando. Las entrevistas de permanencia se realizan mejor en persona, para que puedas observar algunas pistas en el lenguaje corporal y tener una conversación interesante. Si necesitas hacer las entrevistas por videoconferencia, elige un momento conveniente que no coincida con los días de la semana laboral de mayor ocupación.

Las entrevistas de permanencia son lo opuesto a las entrevistas sobre el desempeño de los empleados. En esencia, en las entrevistas de permanencia tus empleados están evaluando el desempeño de tu equipo directivo y de tu organización en su totalidad. Por tal motivo, debes dejar en claro que esta conversación es completamente independiente de una revisión de desempeño, y que lo que digan no tendrá influencia en esa importante conversación.

Las mejores entrevistas de permanencia logran un equilibrio entre hacer algunas preguntas predeterminadas y permitir que la conversación se dirija en otras direcciones imprevistas para comprender mejor lo que piensan y sienten tus empleados. Las mejores preguntas de la encuesta de permanencia deben ayudar a los empleados a comprender lo siguiente.

A todo el mundo le gusta un cumplido, incluso a aquellos que pudieran decir lo contrario. Teniendo esto en cuenta, piensa en enmarcar las preguntas para transmitir ese aprecio. Una forma de abordar eso es resaltar algo en lo que se destacan o una de sus victorias recientes. Pero cuidado, tampoco exageres. Los empleados notarán si estás tratando de exagerar sus logros y eso podría tener el efecto completamente opuesto de lo que estás buscando.

Un sólido desempeño es muy valioso y, en última instancia, es la clave del éxito de los empleados y de tu empresa. Pero ganar no lo es todo... Los empleados deben comprender que no solo te importan sus resultados, sino también quiénes son como personas y los desafíos que pueden enfrentar de vez en cuando. Mostrar empatía y comprensión auténticas asegura a los empleados que valoras sus pensamientos y opiniones.

Las entrevistas de permanencia te permiten obtener percepciones sobre los desafíos a los que se enfrentan los empleados, a menudo antes de que empeoren hasta el punto de que consideren marcharse a un nuevo empleo. Deja en claro a los empleados que valoras su retroalimentación y que tu objetivo es hacer todo lo posible para abordar los problemas o realizar mejoras.

Las mejores entrevistas de permanencia identifican tanto problemas como oportunidades. Tal vez descubras que varios empleados serían más productivos y se comprometerían más a través de un arreglo híbrido que combine el trabajo remoto y el trabajo en la oficina. O puedes encontrar que un empleado destacado obtiene satisfacción al ayudar a otros a tener éxito, por lo que podrías buscar oportunidades de tutoría para satisfacer esa necesidad. Estas acciones muestran tu compromiso continuo de invertir en tus empleados para que prosperen y crezcan en sus carreras profesionales.

Las entrevistas de permanencia pueden provocar una serie de cambios de bajo costo que podrían marcar una diferencia en cómo los empleados perciben su vida laboral. Podrías descubrir que los empleados se sienten agotados al final de una larga semana. Establecer una política que permita a los empleados salir a las 2 p. m. los viernes puede demostrar que los escuchaste y que estás haciendo algo al respecto. O quizás, al modificar el espacio de tu oficina, puedas permitir una colaboración más espontánea o una mayor privacidad. Estas acciones demuestran capacidad de respuesta y comprensión que, con el tiempo, pueden generar un mayor compromiso y lealtad.

Si bien las entrevistas de salida aún pueden ser relevantes en tu empresa, agregar entrevistas de permanencia a la ecuación ayudará a reducir la necesidad de aquellas. Las entrevistas de permanencia pueden mantener a tu equipo comprometido, satisfecho, productivo y motivado. Para un sistema de bajo costo y alta recompensa que puede reducir la rotación de empleados, no hay nada mejor que estas entrevistas. Si necesitas herramientas y tecnología para realizar encuestas internas a los empleados, recopilar y analizar resultados, e impulsar la participación, encuentra un plan de SurveyMonkey acorde a tus necesidades.

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