Gestión de opiniones sobre eventos: crea preguntas de encuesta eficaces para hacer antes y después de un evento

El puesto de “coordinador de eventos” suele considerarse como uno de los trabajos más estresantes que existen, justo por debajo de los bomberos, pilotos y militares. 

Cuando tus tareas consisten en correr por todo el centro de convenciones para conseguir un generador de respaldo, llamar con desesperación al servicio de entrega por una opción de almuerzo que falta o tratar de calmar a tu orador principal durante un ataque de pánico, lo último en lo que probablemente pienses es en crear un programa de retroalimentación. Pero las opiniones son precisamente lo que evitará este tipo de situaciones de emergencia en el futuro. 

El 50 % de los profesionales de eventos planea organizar un evento híbrido, según el Informe de percepciones rápidas de Eventbrite 2022. Esa es una oportunidad para recopilar información valiosa con el objetivo de mejorar las experiencias durante los eventos. Las percepciones que obtengas mediante estas encuestas pueden ayudarte a:

Esta es una práctica recomendada para cualquier tipo de encuesta, pero es especialmente importante en el caso de las encuestas para eventos. Los asistentes te están haciendo un favor al responder esta encuesta, por lo que tienes que respetar su tiempo. Intenta limitarte a cinco preguntas y concéntrate en lo esencial.

Utiliza una o dos preguntas abiertas para pedir opiniones o ideas generales, pero asegúrate de que el resto de la encuesta (en especial las preguntas de logística) sean preguntas de opción múltiple con una opción "otra". Pero la opinión sobre el evento es exactamente lo que te evitará este tipo de prácticas en el futuro.

Si necesitas hacer más de cinco preguntas, utiliza la lógica de exclusión siempre que sea posible para que los encuestados solo vean las preguntas relevantes para ellos; no les preguntes si les gustó la ensalada en el almuerzo si no asistieron.

Es cierto que deseas obtener la mayor cantidad posible de opiniones sobre el evento, pero hacer que cada respuesta sea obligatoria puede ser contraproducente, porque para poder ver cualquiera de las respuestas de tus encuestados, ellos deberán responder todas las preguntas de la página. 

De hecho, ninguna de las preguntas debería ser obligatoria si puedes evitarlo. Cualquier dato que puedas recopilar es bienvenido; incluso si los encuestados omiten algunas preguntas, puedes obtener información valiosa de sus otras respuestas. 

La excepción a esta regla son las preguntas que utilizan lógicas de exclusión para redirigir a las personas a diferentes versiones de la encuesta según sus respuestas. Estas preguntas sí deben ser obligatorias, así que intenta colocarlas al principio de la encuesta. 

Además de las preguntas con lógicas de exclusión, es recomendable hacer las preguntas críticas al principio. En la mayoría de los eventos, podría ser una pregunta amplia sobre el nivel de satisfacción de los asistentes, como "En general, ¿cómo calificarías el evento?" o "¿Qué tan probable es que recomiendes el evento a amigos o familiares?". 

Coloca esta pregunta en una página aparte antes de entrar en detalles más específicos. Cuando los encuestados hacen clic en "Siguiente", SurveyMonkey captura y registra la respuesta, por lo que si llegan a perder el interés a mitad de camino y no completan la encuesta, seguirás obteniendo datos sobre tu pregunta más importante. 

Coloca las preguntas más difíciles de responder al final. Es preferible obtener datos incompletos de una amplia variedad de participantes que respondan las primeras preguntas, a tener encuestas completas pero de pocas personas.

También se recomienda dar a las encuestas sobre eventos una especie de flujo intuitivo. Una manera de hacerlo es agrupar las preguntas por tema para que las personas puedan entender y responder de forma más rápida y fácil. Por ejemplo, podrías tener algunas preguntas sobre el contenido del evento en una página y otras preguntas sobre logística en la siguiente.

Deja las preguntas sobre datos demográficos para la última página. Son menos importantes en comparación con los datos reales de retroalimentación sobre el evento, pero pueden ser útiles para filtrar e identificar tendencias. 

Incluir un enlace a tu encuesta en el correo electrónico posterior al evento podría no ser suficiente. Inserta tu primera pregunta en el propio mensaje. El correo electrónico suele ser tu principal medio de comunicación con los asistentes; si insertas tu encuesta directamente en un mensaje, será más fácil para ellos responder rápidamente y sin tener que entrar en el enlace. Esto te permite obtener índices de respuestas más altos y resultados más precisos. 

Según un estudio de SurveyMonkey, al insertar la primera pregunta de la encuesta directamente en el correo electrónico, el porcentaje de encuestas abiertas aumentó un 22 %. Además, las personas muestran un mayor interés en abrir una encuesta que comienza con una pregunta intrigante, y también hay un 20 % más de probabilidades de que respondan la encuesta completa de esta forma.

Si los asistentes tienen fuertes opiniones sobre tu evento, ya sea porque les encantó o porque lo detestaron, es más probable que respondan tu encuesta y expresen esas emociones intensas. Para obtener verdaderas percepciones sólidas, hace falta más que eso. Necesitas más respuestas y que las respuestas sean más moderadas. Ese grupo intermedio de personas para las que tu evento estuvo simplemente bien es importante. Son ellos quienes pueden convertirse en superfans si escuchas atentamente sus opiniones sobre tu evento.

Para alentar a las personas menos apasionadas a responder, estructura tu encuesta de manera que sea lo más sencilla posible (breve, de opción múltiple, etc.) y asegúrate de incluir preguntas de escala Likert (con opciones de respuesta que por lo general van desde “Totalmente en desacuerdo” a “Totalmente de acuerdo”) para dar a las personas moderadas la oportunidad de expresar sus opiniones con precisión. 

Si bien es útil conocer la experiencia general de los asistentes mediante una encuesta posterior al evento, también puede ser beneficioso realizar encuestas durante el evento si se extiende por más de un día. 

Por ejemplo, se puede utilizar un breve cuestionario después de cada sesión para obtener percepciones sobre sesiones específicas del evento. Para este tipo de encuesta, es mejor que no haya más de cinco preguntas. Asegúrate de que sean breves y redáctalas como preguntas cerradas para que sean más fáciles de responder. También puede ser útil proporcionar una lista de respuestas de opción múltiple o una escala de valoración, para brindar opciones a los asistentes sin que tengan que dedicar demasiado tiempo. 

Estos son algunos puntos clave a tener en cuenta al elaborar una encuesta de opinión sobre un evento: 

¿Te gustaría saber qué tipo de pregunta hacer? Te presentamos 15 preguntas para una encuesta posterior a un evento que puedes hacer después de tu próximo evento.

Las opiniones sobre un evento no siempre son claras y directas. Muchas veces tienes que lidiar con informes contradictorios y datos incompletos. Peor aún, los datos podrían estar sesgados porque las personas responden la encuesta con prisa o sin interés. Un análisis holístico de los resultados puede ayudarte a comprender lo que estás viendo.

Puedes utilizar encuestas antes, durante y después de un evento para ofrecer la mejor experiencia posible a los asistentes y avanzar en tus otros objetivos de marketing. Aquí te decimos cómo hacerlo. 

Si alguna vez has utilizado un servicio de streaming como Netflix o Spotify, probablemente no necesites que te expliquen los beneficios de la personalización. A todos nos gusta vivir una experiencia que se adapte a nuestros intereses. Imagínate poder hacer lo mismo con las personas que asisten a tu evento. Para eso se utilizan las encuestas previas a un evento.

Estas encuestas pueden ayudarte a lograr dos objetivos principales: crear contenido más relevante y resolver asuntos de logística (por ejemplo, con preguntas sobre restricciones alimentarias, transporte, horarios de llegada, etc.). En ambos casos, cuanto más puedas planear con antelación, mejor. 
La forma en que creas tu encuesta depende de tu objetivo y de cuánto deseas involucrar a tus asistentes. Puedes pedir que te ayuden a elegir al orador o los temas principales, o simplemente hacer que envíen sus preguntas sobre las sesiones con anticipación.

La forma en que estructures, programes y envíes tus encuestas previas al evento varía mucho según el nivel de influencia que quieras dar a tus asistentes. La mayoría de los organizadores de eventos probablemente no estén dispuestos a permitir que sus invitados elijan al orador. Por otro lado, la decisión sobre los temas del taller o los puntos a abordar durante la conferencia requiere más tiempo para analizar y actuar que una simple encuesta sobre asuntos de logística.  

Antes de comenzar a crear tu encuesta previa a un evento, debes tomar estas decisiones:

Las preguntas de tu encuesta pueden variar según el tipo de evento de marketing que estés organizando, pero te compartimos una plantilla de encuesta previa a un evento muy general que puedes personalizar para adaptarla a tus necesidades.

Estos son algunos otros ejemplos:

Nuevamente, el momento indicado para enviar una encuesta previa a un evento depende de la cantidad de información que solicites. Estas son algunas formas diferentes de hacerlo:

Opción 1: Si quieres que se involucren al máximo (por ejemplo, que ayuden a elegir los temas de la sesión, etc.), envía la encuesta 3 o 4 meses antes del evento. Esto te dará suficiente tiempo como para recopilar y analizar los comentarios y luego compartirlos con tu orador. Dependiendo del tamaño del evento y de la calidad del orador, esto también podría darte el tiempo necesario para que puedas seleccionar al orador (por ejemplo, si estás organizando un taller interno en tu empresa, en lugar de una conferencia general).

Opción 2: Si tienes preguntas sobre asuntos de logística y demografía (¿Dónde te hospedas? ¿Cuál es tu puesto de trabajo?), 2 o 3 semanas antes del evento es más apropiado. Así obtendrás la información que necesitas y comenzarás a hacer que los asistentes se sientan entusiasmados por el evento.

Opción 3: La última opción es enviar dos encuestas, una varios meses antes del evento y la otra unas semanas antes. Esta opción te brinda la máxima retroalimentación, aunque harás que los encuestados trabajen un poco más. En general, dos encuestas breves distribuidas a lo largo de un período prolongado suelen estar bien desde la perspectiva de la experiencia del encuestado, pero ten en cuenta que les estás pidiendo un favor. También puedes optar por encuestar solo a un grupo selecto de personas (MVP) en tu primera encuesta, lo cual evitaría que otras personas se cansen y tiene el beneficio adicional de mostrar a tu grupo MVP cuánto valoras sus opiniones.

Sin importar cuándo decidas enviar tus encuestas, la mejor forma de hacerlo es por el correo electrónico. Datos recientes indican que ese es el método que la mayoría de las personas prefieren para comunicarse con las marcas. 

Lo primero que tienes que hacer es crear un evento personalizado. Pero esta también es una buena oportunidad para conocer datos demográficos de los asistentes. ¿Cuántas personas vienen de fuera de la ciudad? ¿Cuántos representantes hay de diferentes sectores industriales?

Puedes utilizar esa información para dar a conocer futuros eventos, evaluar tus promociones previas al evento a fin de comprender a quiénes atrajo y por qué, y filtrar según las tendencias.

Algunos de estos datos también pueden ayudarte con las apelaciones presupuestarias. Si demuestras que tus asistentes son un público muy valioso y que están interesados en un tipo de experiencia o tema particular, tienes la justificación que necesitas para disponer de un pequeño margen adicional. Exporta tus diagramas y gráficas e incorpóralos en presentaciones para enfatizar los puntos que necesitas transmitir.

Estas encuestas son una mina de oro tanto para los especialistas en marketing de eventos como para los investigadores de mercado. Es la oportunidad ideal para obtener impresiones auténticas de las personas mientras están inmersas en la experiencia. Ya sea que quieras recibir retroalimentación sobre tu producto, el evento en sí o una perspectiva general de la industria, los eventos son una oportunidad única para obtener percepciones instantáneas de un grupo específico de personas. 

Las encuestas que se realizan a mitad de un evento pueden ayudarte de dos maneras diferentes: 1) en la generación de clientes potenciales y en las 2) investigaciones de mercado. A diferencia de las encuestas previas y posteriores a un evento, estas se centran menos en organizar un gran evento y más en extraer valor de él.

Uno de los motivos por los que muchas empresas deciden organizar eventos es para generar oportunidades de negocio. Esto es sumamente importante para determinar el éxito del evento. Tu objetivo principal con las encuestas de generación de clientes potenciales es hacer que tus encuestas sean lo más sencillas y atractivas posible.

Para las investigaciones de mercado, tus objetivos podrían ser un poco más diversos, como obtener percepciones para el desarrollo de productos o campañas de marketing, o puntos de datos para contenido futuro. Las encuestas realizadas a mitad de un evento pueden ayudarte a obtener información sobre:

La estructura de una encuesta debe ser diferente según su uso: si es para la generación de clientes potenciales o para investigación de mercado. En el primer caso, te conviene hacer una encuesta ultrarrápida que se centre en la información de contacto, así como en los detalles sobre su empleador y su función, con poco espacio dedicado a otras cosas. Por otro lado, las encuestas de investigación de mercado varían según lo que preguntes. 

Te mostramos algunas prácticas recomendadas para encuestas de investigación de mercado realizadas a mitad de un evento:

La principal recomendación para las encuestas de generación de clientes potenciales es mucho más clara: obtén toda la información que necesitas de la forma más concisa posible.

Sin importar cuál sea tu caso, las formas de recopilar respuestas suelen ser similares. Estas son tus principales opciones:

Una advertencia importante: Los grandes espacios para eventos y ferias comerciales suelen tener problemas de conectividad, así que no confíes en que tendrás WiFi de forma constante para que respondan tus encuestas. SurveyMonkey Dondequiera te permite recibir respuestas sin conexión. Los datos se cargarán en la nube la próxima vez que te conectes. 

Si has estado en una conferencia, probablemente conozcas otra de las características de las encuestas en persona: los incentivos. Camisetas, estatuillas de superhéroes, sorteos con posibilidades de ganar un iPad o una planta. Todo esto es parte de la experiencia de la conferencia.

 Si quieres obtener altos índices de respuestas y dar una recompensa automática a los encuestados, la integración de SurveyMonkey con Sendoso te permite activar automáticamente tarjetas de regalo, merchandising u otras recompensas cuando alguien completa una encuesta. 

Estos son algunos de los incentivos más populares: tarjetas de regalo, comidas o bebidas, accesorios o merchandising de la empresa, o la participación en un sorteo. No obstante, si deseas explorar opciones más creativas Sendoso sugiere algunas ideas más originales, como:

Si deseas obtener más información sobre las investigaciones de mercado internas, consulta nuestra guía por excelencia para investigaciones de mercado. 

A continuación, te mostramos algunos temas habituales que se deben tratar en una encuesta para la generación de clientes potenciales:

Las encuestas de investigación de mercado pueden variar mucho más, pero una buena recomendación es elegir tres áreas principales que te interese explorar y dedicar una o dos preguntas a cada área. 

Digamos que Spark Industries está pensando en crear un nuevo producto, por ejemplo, un traje con motor de propulsión (jet). Una opción es utilizar SparkX para medir el interés, analizar posibles preocupaciones de seguridad e identificar compradores potenciales.

Si deseas incursionar en tu propia investigación de mercado, nuestra guía por excelencia para investigaciones de mercado internas puede resultarte útil.

Gracias a los quioscos, pósters y el personal del stand puedes mantener tus encuestas abiertas por el tiempo que dure el evento. Las áreas cercanas a los baños y los servicios de comida tienden a ser buenos lugares para colocar estos materiales, ya que los asistentes probablemente pasen tiempo allí durante sus momentos de descanso o mientras esperan en la fila.

Otras oportunidades para captar la atención de los encuestados son:

Algunas acciones que puedes hacer con las encuestas realizadas a mitad del evento una vez que hayas terminado:

Cuando tu evento finalice, probablemente quieras tomar un poco de champaña y descansar. Pero hay una última cosa que debes hacer, y sin perder tiempo: enviar tu encuesta posterior al evento. 

Cómo hacer una encuesta posterior a un evento:

Las encuestas para recibir comentarios posteriores a eventos son tu mejor oportunidad de medir el desempeño general de tu evento, demostrar el retorno sobre la inversión (RSI) y obtener percepciones valiosas para futuras mejoras.

Las encuestas posteriores a un evento suelen combinar preguntas estructuradas con espacios libres para que los asistentes compartan cualquier cosa que tengan en mente. Diseña tu encuesta posterior al evento basándote en tus impresiones sobre lo que salió bien y lo que salió mal, pero también deja espacio para comentarios inesperados, porque estos suelen ser los más valiosos.

Los coordinadores de eventos rara vez tienen la oportunidad de relajarse y experimentar plenamente su propio evento mientras se lleva a cabo; esto significa que pueden pasar por alto ciertas cosas. Las encuestas posteriores a un evento resaltan los puntos de acierto y desacierto que podrías haberte perdido y te brindan una última oportunidad de volver a interactuar con los asistentes.

Estas encuestas suelen ser el último "punto de contacto" con los asistentes, por lo que también puedes enviar un mensaje por correo electrónico para agradecerles por asistir y animarlos a realizar otra acción (como unirse a una lista de correos o conectarse con otros asistentes en LinkedIn).

Nos asociamos con Eventbrite para crear una plantilla de encuesta posterior a un evento diseñada por expertos. Puedes echarle un vistazo aquí para utilizarla como punto de partida y personalizarla según tus necesidades.

Limítate a una o dos preguntas abiertas, como, por ejemplo: “¿Qué es lo que más te gustó del evento?” y “¿Qué cosas podríamos mejorar?” 

Es mejor enviar tus encuestas posteriores a un evento un día hábil después del evento. Los sentimientos de los asistentes pueden volverse confusos. Olvidarán los detalles, dejarán de lado sus instintos iniciales y tal vez incluso confundan tu evento con otros a los que hayan asistido. Pedir retroalimentación lo antes posible te permitirá obtener resultados más claros y completos. 

Si no quieres tener que ocuparte de configurar la encuesta posterior al evento, haz tu vida más sencilla y prográmala con anticipación. 

Es recomendable hacer un seguimiento de las personas que no responden la encuesta (esto también se puede automatizar). Dales a los asistentes unos días para que se organicen y luego envía uno o dos recordatorios durante las próximas semanas. Nunca envíes más de tres recordatorios y asegúrate de dejar de enviarlos después de un mes. Cualquier dato que recibas tan tarde no será útil de todos modos. 

El motivo principal por el que la gente utiliza encuestas posteriores a un evento es para hacer un seguimiento del éxito a lo largo del tiempo. Compara tus resultados con tus eventos anteriores para medir el crecimiento y observar la evolución de diferentes aspectos con el transcurso tiempo. Incluye siempre una pregunta del NPS en cada encuesta para evaluar cómo cambia el sentimiento de los asistentes.

Los comentarios honestos de los asistentes son el mejor regalo que un especialista en marketing de eventos puede recibir, siempre y cuando los pongas en práctica. Esta es una fuente constante de aprendizaje. Aunque no toda la retroalimentación sea perfecta desde el principio, sigue siendo una oportunidad para innovar y mejorar. 

La planificación de eventos es un trabajo increíblemente demandante, impredecible y crucial. Asegúrate de tener los recursos que necesitas para aprender sobre la marcha, como herramientas de retroalimentación, y sé comprensivo contigo mismo mientras solucionas los problemas. La experiencia de aprendizaje nunca termina. 

Obtén acceso a preguntas para una encuesta previa y posterior a un evento de SurveyMonkey. Utiliza nuestro software de gestión de experiencias para analizar encuestas de opiniones sobre eventos y obtener percepciones óptimas.