Guía definitiva para la gestión de eventos: desde la planificación hasta el éxito posterior

El puesto de “coordinador de eventos” debería considerarse como uno de los trabajos más estresantes que existen, justo por debajo de los bomberos, pilotos y militares.

Si tomas en consideración sus responsabilidades, tiene sentido.

Los organizadores de eventos desempeñan funciones contables a fin de administrar el presupuesto; organizan y decoran los espacios al igual que los diseñadores de interiores; cuentan con habilidades de relaciones con los clientes que les permiten supervisar la satisfacción de los asistentes; y, en ocasiones, incluso fungen como terapeutas improvisados para tranquilizar a los oradores después de un ataque de pánico. 

Así, los mejores organizadores son aquellos que comprenden la gestión de eventos y saben cómo ponerla en práctica para organizar celebraciones inolvidables. Y tú también puedes convertirte en uno.

Esta guía explica la importancia de la gestión de eventos, el proceso de planificación y cómo usar los comentarios sobre eventos para fundamentar su planificación en el futuro.

La gestión de eventos es el proceso de planificar, organizar y llevar a cabo eventos de todos los tipos y tamaños. Abarca desde el desarrollo del concepto inicial hasta la evaluación posterior al evento, y exige tener conocimientos de logística, elaboración de presupuestos, marketing y gestión de la experiencia de los asistentes.

La gestión de eventos es un enfoque estratégico que pone énfasis en mejorar la experiencia de los asistentes.

Cuando los organizadores de eventos se enfocan en las necesidades y preferencias de los asistentes, pueden crear experiencias inolvidables y atractivas. Esta atención al detalle fomenta interacciones positivas entre los asistentes y juega un papel fundamental para propiciar una imagen de marca favorable.

Un evento bien organizado, en el que los asistentes se sienten valorados y satisfechos, refuerza la lealtad a la marca y fomenta la publicidad positiva de boca en boca, lo que en última instancia contribuye al éxito a largo plazo de la organización.

La gestión de eventos también proporciona una estructura que los organizadores pueden emplear para abordar desafíos comunes, entre los que se incluyen los siguientes:

En este artículo, abarcaremos en profundidad ocho etapas de la gestión de eventos. Estas etapas son de igual importancia para organizar un evento exitoso para tu negocio. 

El paso inicial es establecer los objetivos del evento. 

Definir con claridad tus objetivos desde el inicio aportará un principio rector a medida que desarrollas el itinerario de tu evento. Estos objetivos pueden abarcar la generación de clientes potenciales, la participación de los asistentes o el logro de un objetivo en términos de ingresos.

Asimismo, recuerda que puedes tener varios objetivos. Por ejemplo, una reunión de preparatoria podría tener como objetivo reencontrarse con excompañeros de clase mientras también busca conseguir donaciones para un nuevo programa de música.

Existen tres modalidades principales para organizar eventos: en persona, virtuales e híbridos. Cada modalidad presenta características únicas que pueden repercutir de manera significativa en varios aspectos de la planificación y ejecución de eventos. 

Sea cual sea la modalidad que elijas, es fundamental que evalúes detenidamente tu público objetivo y los objetivos específicos durante el proceso de selección. Este enfoque te permitirá implementar estrategias eficaces de participación y garantizar que tu evento logre los resultados deseados. 

La fase inicial de investigación es de vital importancia en el proceso de planificación de eventos, pues constituye la base de todo el proyecto. Durante esta fase, los organizadores llevan a cabo investigaciones exhaustivas para:

En general, colaborar de manera estrecha con el anfitrión durante esta fase es primordial, ya que los organizadores de eventos trabajan con diligencia para evaluar lo que es factible dentro del presupuesto asignado y, al mismo tiempo, maximizan la calidad y la experiencia del evento. 

Luego, los organizadores de eventos redactan meticulosamente un cronograma completo que describe todos los momentos decisivos y plazos para una planificación logística eficaz.

Este cronograma puede incluir momentos decisivos como los siguientes:

A fin de garantizar un flujo continuo de actividades previas al evento, cada etapa se programará cuidadosamente. Esto permitirá tener suficiente tiempo para hacer los ajustes necesarios. 

Tener un plan completo y detallado sirve como base para realizar un evento exitoso.

Este debe definir con claridad el alcance y describir el propósito, el público objetivo, la modalidad y los principales objetivos del evento. El cronograma debe incluir fechas importantes, momentos decisivos, plazos y un calendario bien estructurado de la planificación previa al evento, la logística del día del evento y las labores de seguimiento posteriores.

Además, la sección de actividades debe especificar la programación, las sesiones o presentaciones, los números de entretenimiento, las oportunidades para establecer redes profesionales y cualquier elemento complementario, como talleres o exhibiciones.

Si vas a planificar un evento para tu organización, debes reunir a un equipo de expertos. Algunas de las funciones clave a las que puedes recurrir incluyen las siguientes:

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Es posible que para los eventos a gran escala necesites obtener permisos o licencias para cumplir con las normativas locales. Estas normativas pueden variar significativamente en función de la ubicación y la naturaleza del evento.

Por ello, ponte en contacto cuanto antes con la oficina del gobierno local o la autoridad municipal para conocer los requisitos específicos que se aplican a tu evento.

Además, asigna suficiente tiempo en tu cronograma para obtener dichos permisos, ya que puedes tardar varias semanas o incluso meses en obtener ciertas autorizaciones.

Pese a los mejores esfuerzos de planificación, a veces las cosas salen mal. Ya sea que un orador sufra una intoxicación alimentaria o que la lluvia opaque tu evento al aire libre, tener un plan para imprevistos garantizará el éxito de tu evento.

Por ejemplo, te recomendamos que tengas opciones de proveedores alternativos y evalúes las opciones con anticipación en caso de que alguno cancele. Además, si tu evento es al aire libre, busca un lugar alternativo de confianza en caso de que haya mal tiempo.

Adoptar estas medidas proactivas puede reducir significativamente el estrés y garantizar una experiencia inolvidable para ti y los asistentes. 

Cuando selecciones un lugar para tu evento, toma en cuenta tus objetivos y el público objetivo.

Por ejemplo, es probable que una conferencia corporativa exija un entorno profesional con herramientas audiovisuales avanzadas, mientras que para un evento comunitario de recaudación de fondos puede ser más apropiado un ambiente más informal que fomente la participación y las relaciones entre los integrantes de la comunidad.

Evalúa cada opción en función de los criterios establecidos, como la capacidad, la ubicación, los servicios y la accesibilidad. Conocer el estilo, el propósito y los resultados esperados de tu evento te ayudará a reducir las opciones de espacios que mejor se adapten a tus objetivos.

Es probable que colabores con proveedores externos para conseguir servicios de banquete, equipo audiovisual y servicios de decoración.

Para agilizar la coordinación y administrar la logística de manera eficiente, usa un formulario de registro de proveedores para eventos y recopila detalles importantes (p. ej., información de contacto, servicios ofrecidos, seguros y permisos).

Además, implementar un formulario para pago a proveedores ayuda a realizar un seguimiento de los pagos, administrar presupuestos y garantizar desembolsos oportunos. Estas herramientas administrativas reducen la confusión, mejoran la comunicación y mantienen en funcionamiento las actividades operativas.

Un formulario de inscripción en línea es una de las formas más eficientes de agilizar el proceso y gestionar la información de los asistentes en tiempo real.

Los formularios en línea simplifican la recopilación de datos indispensables de los asistentes, como información de contacto, preferencias alimentarias y elección de sesiones, lo que contribuye a una planificación y logística precisas.

No sabemos lo que desconocemos. A pesar de tu experiencia, recopilar comentarios sobre la planificación de eventos siempre resulta valioso.

Una encuesta para planificar un evento puede ayudarte a comprender las expectativas y necesidades de los asistentes. Por ejemplo, te permite evaluar los requisitos de accesibilidad y las restricciones alimentarias.

Integrar encuestas en tus actividades previas al evento es una buena práctica en la gestión de eventos.

Si bien no es lo más emocionante, la cuestión del presupuesto en la planificación es primordial para garantizar el éxito general del evento. Los rubros del presupuesto incluyen:

Para mantener los costos bajo control, prioriza los gastos esenciales e identifica áreas en las que puedes ahorrar costos. La estimación de costos te permite conocer el panorama completo del rendimiento de tu presupuesto. Es muy importante que cubras los gastos esenciales antes de considerar los gastos superfluos. 

Para administrar las finanzas de tu evento, aprovecha el software especializado de gestión de eventos para realizar un seguimiento y controlar tus gastos meticulosamente.

La implementación de un proceso de seguimiento de gastos riguroso fomenta la transparencia, lo que a su vez genera confianza con los patrocinadores y los colaboradores clave, y te permite identificar posibles oportunidades de ahorro.

Por otra parte, analizar los gastos de eventos anteriores te puede ayudar a pronosticar y mejorar la precisión del presupuesto para eventos posteriores.

En el caso de los eventos grandes, los patrocinadores y socios pueden cubrir los costos de estos. Además, los patrocinadores pueden enriquecer el valor del evento y reforzar el reconocimiento de la marca. No obstante, también debes determinar las formas en que tu evento generará ingresos adicionales. 

Después de elegir el lugar, debes organizar la disposición y el diseño del espacio. Esto implica optimizar el entorno para facilitar que la multitud circule con fluidez, disponer los asientos de manera eficaz y establecer áreas de actividades claramente definidas. 

Para lograrlo, los organizadores deben llevar a cabo lo siguiente: 

A fin de cuentas, el objetivo es crear un ambiente acogedor en el que los asistentes se sientan cómodos, puedan explorar el espacio con facilidad y participen plenamente en las propuestas del evento.

Las necesidades tecnológicas del evento variarán en función de la modalidad.

Para los eventos en persona o híbridos, es posible que necesites equipo audiovisual (AV), una conexión wifi, montaje para el escenario y sistemas de iluminación. Los eventos virtuales, entre otros aspectos técnicos, requieren una conexión a internet confiable.

Te recomendamos contratar a un proveedor que suministre el equipo necesario y gestione la configuración técnica para tu evento.

Asegúrate de contar con servicios en el lugar para los eventos presenciales, como un mostrador de inscripción o registro, y letreros para dar la bienvenida y guiar a los asistentes a su llegada.

De igual manera, adapta espacios para los asistentes con discapacidades o con otras necesidades de accesibilidad. Esto puede suponer instalar rampas para sillas de ruedas y áreas designadas para sentarse.

La seguridad de tus asistentes y proveedores debe ser tu prioridad. Asegúrate de que haya protocolos de emergencia establecidos, que los suministros de primeros auxilios estén disponibles y que exista un plan de control de multitudes. También contempla contratar un servicio de seguridad privada para tu evento a fin de aumentar la seguridad.

Quieres que tu evento sea todo un éxito, ¿no? Eso significa que debes impulsar la asistencia y el compromiso mediante una estrategia de marketing personalizada.

Para promocionar tu próximo evento, toma en cuenta lo siguiente:

No hay nada peor que planificar un evento completo y darte cuenta de las oportunidades clave que perdiste para promocionarlo. Un cronograma de promoción debe incluir adelantos previos al lanzamiento que entusiasmen a tu público objetivo, anuncios oficiales y recordatorios finales. Esto permite mantener comunicaciones oportunas para fomentar la participación. 

Desarrolla páginas llamativas para promocionar tu evento. Incluso puedes incorporar videos promocionales en estas páginas y en las redes sociales. Contrata a un diseñador gráfico que cree gráficos personalizados para redes sociales y puedas compartirlos en línea para generar entusiasmo en los asistentes. Compartir elementos visuales atractivos es clave para promocionar tu evento y generar interés entre tu audiencia. 

Si quieres asegurarte de tener una alta tasa de conversión y una primera impresión positiva, utiliza formularios de registro fáciles de usar y que reduzcan los inconvenientes durante el proceso. 

SurveyMonkey simplifica la creación de formularios de registro en línea que capturan información clave de los asistentes. Puedes compartir formularios al instante por correo electrónico o SMS, o insertarlos directamente en el sitio web de tu evento para que tengan una mayor visibilidad. Estos formularios también tienen un diseño que se adapta a dispositivos móviles, lo que permite que los usuarios se registren fácilmente desde cualquier dispositivo.

Al reducir los obstáculos de acceso y ofrecer opciones flexibles para compartir los formularios, puedes aumentar el número de inscripciones y simplificar la gestión de asistentes.

El día del evento, los coordinadores supervisan el montaje además de gestionar el registro y el flujo del evento. Estos profesionales dirigen al equipo y asignan personal a las áreas clave para que todo funcione de manera armoniosa. La coordinación el día del evento puede ser estresante, pero si el evento está bien planificado, será más sencilla. Colabora con alguien en quien confíes para delegar tareas y organizar un gran evento. 

De igual manera, trabaja con profesionales de soporte técnico el día del evento para asegurarte de que el equipo audiovisual, la conexión wifi y la tecnología para las presentaciones funcionen sin problemas. El equipo de respaldo debe estar listo en caso de que algo deje de funcionar correctamente. Más vale prevenir que lamentar. 

Debes asignar un equipo para que gestione el proceso de registro y ofrezca asistencia para que los invitados se sienten. Asegúrate de invertir en señalizaciones claras que identifiquen los diferentes espacios del lugar. Además, un gerente de experiencia del cliente puede darse a la tarea de evaluar las reacciones iniciales de los asistentes al evento. 

Es posible que sea necesario realizar ajustes en tiempo real. Evita estresarte cuando enfrentes problemas de última hora, como cambios de horario o inquietudes sobre el clima. Es inevitable que surjan cuestiones inesperadas que requieran pensar con rapidez. 

La gestión de eventos no termina cuando el último proveedor empaca y se va. Las actividades posteriores al evento son importantes para planificar tus próximos eventos. Envía encuestas después del evento para medir la satisfacción de los asistentes y recopilar percepciones sobre lo que les gustó. Incluye preguntas sobre la calidad del contenido promocional, el lugar y la experiencia general de los asistentes para ver qué se podría mejorar en futuros eventos. 

Usa esta Plantilla de encuesta de opinión sobre un evento general para recopilar datos sobre la participación de los asistentes e identificar áreas de mejora.  

De igual manera, debes hacer un seguimiento de los indicadores de tus eventos anteriores, como la asistencia, la participación y las conversiones de clientes potenciales. Estos indicadores precisan si debes repetir tu enfoque para que los eventos futuros sean aún más exitosos. El análisis de datos y los informes permiten saber qué tan bien resultó un evento y planificar para el futuro. 

Después de tu evento, comparte lo más destacado en las redes sociales, como fotos y videos. También puedes distribuir el enlace a fotos profesionales que se hayan tomado durante el evento para que los asistentes las descarguen. Envía correos electrónicos de seguimiento a los asistentes con las conclusiones clave o los recursos del evento, y un enlace a la galería de fotos.   

Organizar una reunión de evaluación posterior con tu equipo te permite evaluar lo que sí funcionó y lo que no funcionó a fin de lograr mejoras específicas. Inclusive puedes encuestar al personal del evento y a los proveedores con los que trabajaste para recopilar sus percepciones y hacer mejoras tras bambalinas. 

Los organizadores de eventos deben priorizar la experiencia de los asistentes, así que deben ofrecerles un itinerario claro, espacios cómodos y actividades atractivas. Sus comentarios pueden ayudar a perfeccionar la experiencia de los eventos de forma continua. 

Usa un software de gestión de eventos para agilizar el proceso de registro y la recopilación de datos. La tecnología actual te permite recopilar con facilidad datos de los asistentes para analizarlos más adelante y simplifica más que nunca este proceso. 

Los organizadores de eventos deben mantener informados al personal, los proveedores y los asistentes en todas las etapas del proceso. A fin de generar entusiasmo por el evento, los organizadores deben comunicar internamente el progreso hacia los objetivos y compartir actualizaciones en las redes sociales. 

Lo ideal es elaborar planes alternativos y recursos adicionales, en especial para los eventos grandes. Los problemas inesperados siempre aparecen al organizar un evento. Si te preparas para los problemas que pudieran surgir, tendrás todo listo en caso de que se presenten. 

Una vez que hayas recopilado los comentarios de los asistentes, analízalos para extraer percepciones y optimizar tus eventos futuros. Con SurveyMonkey, puedes analizar datos sin tener conocimientos en análisis de datos. 

Crea nubes de palabras que te permitan identificar tendencias a partir de las respuestas abiertas. Además, usa el análisis de sentimientos impulsado por IA para categorizar automáticamente las respuestas en función de los criterios establecidos. 

Quizás, por medio de las nubes de palabras descubras que la opinión predominante sobre el servicio de banquete fue que estuvo estupendo, lo que te permitirá contratar el servicio para eventos en el futuro. O tal vez te des cuenta de que los asistentes querían tener una experiencia más tecnológica. Así que es posible que quieras reforzar tu equipo técnico para ofrecer mejores experiencias digitales.

Las herramientas de análisis ayudan a transformar los datos en percepciones prácticas para la gestión de eventos.

Desde la planificación previa hasta la evaluación posterior, la gestión de eventos es fundamental para organizar eventos exitosos. Prepárate mucho antes de tu evento para aprovechar al máximo tu presupuesto y garantizar una experiencia agradable para los asistentes. Los organizadores de eventos deben enfocarse en mejorar continuamente al extraer los aprendizajes de la experiencia de cada evento. 

Enviar encuestas para recibir comentarios posteriores a eventos es crucial para saber qué debes mejorar. Con SurveyMonkey, puedes crear formularios de inscripción a eventos sencillos que te ayuden a organizarlos. También puedes enviar rápidamente encuestas de comentarios sobre eventos para recopilar datos de los asistentes.  

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