El teletrabajo: una nueva forma de colaborar
Cómo trabajar desde casa y no perder el control
El trabajo desde casa: mientras que a algunas personas les parece muy sencillo y cómodo, otras encuentran muy difícil poder organizarse, ¿cómo se puede lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal? Pese las circunstancias, podemos aprender mucho e incluso encontrar formas más eficaces de colaborar ahora y en el futuro.
Si es la primera vez que trabajas desde casa ya sea porque te has lanzado como freelancer o porque las políticas de tu empresa han cambiado o incluso por una situación inesperada, tenemos unos cuantos consejos para ti. Si ya tienes algún tiempo trabajando así, probablemente sea un excelente momento para evaluar cómo puedes mejorar tu entorno y qué prácticas puedes adoptar para dar lo mejor de ti.
Ventajas y desventajas del teletrabajo
Empecemos por exponer las ventajas de trabajar desde casa:
- Cada persona puede escoger el mejor momento para trabajar. Hay quienes trabajan mejor en la mañana que en la tarde o incluso la noche (o viceversa). Saber acomodar tus tareas en el horario en que te sientes más productivo te permitirá concretar tus objetivos en menos tiempo.
- Las personas que trabajan a distancia pueden, en teoría, acomodar mejor sus horarios no solo en torno a lo laboral sino a sus responsabilidades personales, pasatiempos y otras situaciones de la vida cotidiana (citas con el médico, trámites, etc.).
- Debido a que el trabajo a distancia permite centrarse en metas personales y de la empresa, los empleados (o los trabajadores independientes o freelancers, si corresponde), pueden sentirse más satisfechos al lograr sus metas.
- No hay que lidiar con el tráfico en horas pico.
No hay duda de que si solo hubiera ventajas, la productividad de todos aquellos que trabajan en casa aumentaría. Sin embargo, como en todo, también hay desventajas:
- Es fácil distraerse con otras actividades en el hogar.
- El trabajar desde casa puede dar una falsa sensación de tener un amplio margen de tiempo para hacer el trabajo cuando en realidad no es así.
- Las personas que trabajan desde casa pueden terminar haciendo no solo su trabajo sino también encargándose de todas las tareas del hogar, lo cual puede terminar afectando su productividad o generar un desgaste físico, emocional e intelectual.
- Pueden presentarse dificultades en la comunicación entre compañeros (¡y a veces hasta en el núcleo familiar!).
Cómo crear un entorno para el teletrabajo y cómo esto repercute en el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Como vimos en la anterior sección, pareciera que por cada ventaja hay una desventaja. Sin embargo, con un poco de orden y voluntad, se pueden mitigar (o incluso eliminar) las desventajas. Te damos algunas recomendaciones:
- Ten un espacio propio para realizar tu trabajo y hazlo lo más cómodo y funcional posible
Procura tener un espacio que sea dedicado solo para el trabajo. Lo ideal sería que tuvieras tu propia oficina en casa. Sin embargo, no siempre esto es posible, sobre todo si de un día para otro tuviste que adaptarte a esta forma de trabajar. Así que sin importar si tu lugar de trabajo es una habitación de la casa solo para ti o un espacio en el comedor, procura mantenerlo como tal.
Asimismo, procura tener todo lo indispensable a la mano, así como elementos que puedan ayudarte a hacer tu trabajo más sencillo. Si ya llevas algún tiempo trabajando desde casa, seguramente te habrás dado cuenta de lo importante que es contar con una silla cómoda, un teclado y un mouse ergonómicos, una pantalla más grande o dos pantallas para trabajar (si nunca antes lo has hecho, prueba y verás que tiene muchas ventajas. Además, no tienes que comprar una, puedes habilitar tu televisión como pantalla). - Mantén un horario de trabajo
Te recomendamos que mantengas un horario de trabajo regular. Con regular no nos referimos precisamente a que tengas que trabajar con lo que de forma tradicional se conoce como horario de oficina, sino de la forma que más convenga para las actividades de la empresa o de tus clientes, las tuyas y las de tu equipo. No olvides incluir en tus horarios, tus horas para comer, dormir y tener actividades recreativas y físicas, ya que estas te permitirán liberar tu mente y cargarte de energía. ¿Cómo puedes lograr establecer tiempos que sean benéficos para todos? De eso hablaremos en nuestra siguiente sección.
Un beneficio adicional de mantener un horario regular es que podrás separar el tiempo destinado al trabajo y el tiempo dedicado a otras actividades del hogar o al ocio. Si no mantienes un horario regular para cada una de tus actividades, pronto te darás cuenta de cómo el trabajo termina invadiendo tus horas dedicadas al ejercicio o pasatiempos. La consecuencia es que terminarás sintiéndote cansado, estresado y terriblemente abrumado. - Los equipos no solo deben existir en el trabajo, ¡también en casa!
Como mencionamos anteriormente, las personas que usualmente trabajan desde casa muchas veces terminan encargándose por completo de las tareas del hogar. El problema puede parecer doble (o triple) cuando alguien más se añade a la ecuación, ya que cada persona de manera inconsciente puede creer que su trabajo es prioridad. Antes que nada, no hay que desesperarse, sino establecer quién hará qué tareas y en qué momento del día y mantenerse flexibles para hacer cambios en caso de situaciones imprevistas.
Asimismo, si hay niños presentes en el hogar, puedes realizar tests o quizzes con ayuda de nuestro software, ya sea que los crees solo para mantenerlos entretenidos o con fines educativos.
La comunicación: base de las relaciones laborales cuando se trabaja a distancia
En la sección anterior, mencionamos que debes mantener un horario regular, pero ¿cómo puedes ajustar tus tiempos y tareas a los de tu equipo, clientes y otras personas con las que trabajas? ¡SurveyMonkey y su poderosa plataforma están aquí para echarte una mano! Te decimos cómo mantener una buena relación entre:
- El equipo de atención al cliente y los clientes o entre los freelancers y sus clientes
- Los líderes de equipo y empleados
- Los compañeros de equipo y miembros de otras áreas
- La comunicación de la alta gerencia o de Recursos Humanos hacia toda la empresa
La comunicación entre el equipo de atención al cliente y los clientes o entre los freelancers y sus clientes
Si trabajas en el equipo de atención a los clientes (o cualquier otro equipo que esté en contacto directo con ellos) o eres un trabajador freelance, no olvides enviar con regularidad encuestas de satisfacción para poder continuar mejorando la experiencia que ofreces e incrementar la lealtad a la marca.
Si trabajas en una empresa que le da servicio a otras empresas (B2B, business-to-business), esta plantilla de encuesta puede ayudarte a lograr una mejor comunicación con tus clientes.
Además, con SurveyMonkey, antes de arrancar cualquier primer proyecto con un cliente, puedes crear tu encuesta desde cero para saber cuáles son las expectativas de este respecto a los productos y servicios que ofreces. Así podrás obtener información básica como tiempos de entrega, forma de pago, solicitudes especiales, etc.
La comunicación entre los líderes de equipo y empleados
Si tu fuerza laboral ha tenido que trabajar de un día a otro de forma remota o ya habías empezado a implementar este sistema en vista de los beneficios que aporta, te recomendamos que lleves a cabo una encuesta con relativa frecuencia para ver cómo se sienten tus empleados al respecto, con qué recursos cuentan para llevar a cabo sus tareas laborales y personales y cómo los puedes ayudar. Si creas tu encuesta desde cero, puedes utilizar nuestras preguntas de opción múltiple para preguntarles a tus empleados si tienen un lugar específico para trabajar, si siguen un horario regular, si prefieren trabajar desde casa o la oficina, etc. Te sugerimos incluir una pregunta abierta para recabar información de cómo les puedes ayudar.
Ahora bien, si lo que te preocupa es saber cómo están interactuando los miembros del equipo y cómo te perciben como jefe, puedes usar nuestra plantilla de encuesta para medir el desempeño del equipo y nuestra plantilla para encuesta de evaluación integral del empleado.
La comunicación entre compañeros de equipo y miembros de otras áreas
También es importante mantener una buena comunicación con tus compañeros de equipo y con los integrantes de otras áreas. En vista de que en el teletrabajo la comunicación es principalmente por escrito, procura:
- Ser lo más claro y cordial posible para evitar ambigüedades y malos entendidos.
- No tomarse nada personal: si piensas que alguien se dirige a ti de forma inadecuada por escrito, no reacciones de forma impulsiva, ya que esto podría traer consecuencias peores y generar un mal ambiente en el equipo. Toma un respiro y perspectiva, podrías estar interpretando de forma errónea un simple mensaje. Recuerda que todos son un equipo y trabajan para conseguir los mismos objetivos.
- ¡Realiza una encuesta! Puedes crear una encuesta para averiguar qué procesos se pueden mejorar y cómo se sienten tus compañeros de trabajo respecto a la forma en qué trabajan actualmente. No olvides una o dos preguntas abiertas para que tus compañeros se puedan expresar en sus propias palabras. Después puedes analizar sus respuestas usando nuestras funciones de nubes de palabras y análisis de sentimientos.
Asimismo, si tu empresa se muestra abierta a que acomoden sus horarios de la forma en que mejor les convenga siempre y cuando saquen adelante el trabajo, puedes hacer una encuesta a otros equipos con los que interactúan normalmente para descubrir qué es lo que esperan de ustedes y de qué forma pueden ajustar tiempos y plazos de entrega.
¡Sugerencia!: Como una forma de integración de los equipos (o con la familia y los amigos), durante las juntas pueden dedicar unos 10 minutos a responder un test o una votación. Aquí te dejamos algunos que nuestro equipo ha creado, pero puedes crear los tuyos con los temas que más te interesan, desde ¿A qué personaje te pareces más de Casa de papel? hasta ¿Quién es el mejor superhéroe de Marvel?
Estos son algunos de nuestros tests:
- El fin de una década: cultura pop de la década de 2010
- ¿Qué tan bien conoces los Premios Óscar?
- Pruebas de ingenio
- Test sobre cerveza (¡para cuando se acerque el fin de semana!)
- ¿Qué tan bien conoces Game of Thrones?
La comunicación de la alta gerencia o de Recursos Humanos hacia toda la empresa
Es especialmente importante que la alta gerencia y el departamento de RR. HH. se mantengan en contacto con los empleados, ya que así podrán descubrir cómo se sienten en tanto en situaciones normales como adversas, qué tan comprometidos están con sus empleos y de qué manera pueden apoyarlos.
Es importante señalar que realizar encuestas sobre el compromiso de los empleados de forma regular ayuda a demostrar que la empresa los tiene en alta estima y ayuda a la retención.
Esperamos que después de haber leído este artículo, tengas un montón de ideas para mejorar tu entorno laboral en casa, así como para mantenerte en contacto con las personas con las que trabajas. Recuerda que la plataforma de encuestas de SurveyMonkey está aquí para apoyarte.